Orang terkemuka & ternama

Orang terkemuka & ternama
Paling canggih

Ilmu Pengetahuan

Sistem Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas Langsung ke: navigasi, cari Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut. Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka. 1 Pengertian Sistem dan Analis Sistem MODUL 1 PENGERTIAN SISTEM DAN ANALIS SISTEM 1. Definisi Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang MATERI 1. Definisi Sistem 2. Karakteristik Sistem 3. Klasifikasi Sistem 4. Pengertian Pengembangan Sistem 5. Fungsi Analis Sistem TUJUAN INSTRUKSI UMUM Memahami Konsep Sistem Informasi, Karakteristik, Klasifikasi dan Tim Pengembang Sistem TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS 1. Mahasiswa akan memahami konsep sistem dan pengertian pengembangan sistem. 2. Mahasiswa mampu menyebutkan karakteristik sistem. 3. Mahasiswa mampu menyebutkan sistem berdasarkan klasifikasi tertentu. 4. Mahasiswa mengetahui siapa saja yang akan terlibat dalam pengembangan sistem 2 Pengertian Sistem dan Analis Sistem mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefiniskan sistem sebagai berikut ini : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal, sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya. Apa itu Subsistem ? Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar dan seterusnya. Apa itu Supersistem ? Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada. Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintahan nasional. Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistem terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah, kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan. Mobil terdiri dari bagian-bagian sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut bergerak ke suatu arah. Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah yang mana individu itu sendiri merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem3 Pengertian Sistem dan Analis Sistem subsistem, kemudian bersatu membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan. Keluarga itu sendiri merupakan subsistem dari sistem Rukun Tetangga (RT), RT merupakan subsistem dari Rukun Warga (RW), RW subsistem dari suatu Kelurahan, Kelurahan subsistem dari suatu Kecamatan, dan demikian seterusnya. 2. Karakteristik Sistem Karakteristik sistem dapatlah digambarkan sebagai berikut : subsistem subsitem subsistem subsistem interface lingkungan luar boundary input output pengolah boundary Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai. 4 Pengertian Sistem dan Analis Sistem Batas Sistem (Boundary) Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem. Penghubung (Interface) Sistem Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. Masukan (Input) Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. Keluaran (Output) Sistem Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. Pengolah (Process) Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem 5 Pengertian Sistem dan Analis Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan. 3. Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini : 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 6 Pengertian Sistem dan Analis Sistem 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja. Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut : Input Transformasi Output Sistem Terbuka Input Transformasi Output Sistem Tertutup Tujuan Mekanisme Pengendalian 7 Pengertian Sistem dan Analis Sistem Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan, contohnya, mendapatkan input-nya dari perusahaan listrik, dan menyediakan panas/dinginnya bagi ruangan yang ditempatinya. Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya, sistem tertutup hanya terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat. 4. Pengertian Pengembangan Sistem Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini : a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama yang dapat berupa : Ketidakberesan Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa : kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin; kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin; tidak efisiennya operasi; tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Pertumbuhan organisasi Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities) Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu 8 Pengertian Sistem dan Analis Sistem digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya. c. Adanya instruksi-instruksi (directives) Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah. Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahanpermasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut : - keluhan dari langganan; - pengiriman barang yang sering tertunda; - pembayaran gaji yang terlambat; - laporan yang tidak tepat waktunya; - isi laporan yang sering salah; - tanggung jawab yang tidak jelas; - waktu kerja yang berlebihan; - ketidakberesan kas; - produktifitas tenaga kerja yang rendah; - banyaknya pekerja yang menganggur; - kegiatan yang tumpang tindih; - tanggapan yang lambat terhadap langganan; - kehilangan kesempatan kompetisi pasar; - kesalahan-kesalahan manual yang tinggi; - persediaan barang yang terlalu tinggi; - pemesanan kembali barang yang tidak efisien; - biaya operasi yang tinggi; - file-file yang kurang teratur; - keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran; - bertumpuknya back-order (tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan barang); - investasi yang tidak efisisen; - peramalan penjualan dan produksi tidak tepat; - kapasitas produksi yang menganggur (idle capasities); 9 Pengertian Sistem dan Analis Sistem - pekerjaan manajer yang terlalu teknis; - dll. Proses pengembangan sistem dapat digambarkan sebagai berikut : Sistem yang ada Sistem yang baru Pengembangan sistem Permasalahan Kesempatan Instruksi Memecahkan masalah Meraih Kesempatan Memenuhi instruksi Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut : o Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. o Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. o Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungankeuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. o Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi. o Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut 10 Pengertian Sistem dan Analis Sistem digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya. o Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM 1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen 2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi b. Investasi yang terbaik harus bernilai 3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik 4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem 5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut 6. Jangan takut membatalkan proyek 7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem (systems life cycle). Daur atau siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya. Dari sekian banyak siklus pengembangan sistem menurut beberapa penulis sejak tahun 1970-an, diambil salah satu yang akan menjadi acuan kita mengenai pengembangan sistem ini, yaitu menurut John Burch, Gary Grudnitski, Information Systems, Theory and Practice (New York: John Wiley & Sons) yang menuliskan tahapan pengembangan sistem sebagai berikut : 11 Pengertian Sistem dan Analis Sistem 1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning). 2. Pengembangan sistem (system development) a. Analisis sistem (system analysis) b. Desain sistem secara umum (general system design) c. Penilaian sistem (system evaluation) d. Desain sistem terinci (detailed system design) e. Implementasi sistem (system implementation) 3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation) Kebijakan dan perencanaan sistem Analisis sistem Seleksi sistem Desain (perancangan) sistem terinci Desain (perancangan) sistem secara umum Perawatan sistem Implementasi (penerapan) sistem awal proyek sistem manajemen sistem Pengembangan sistem Penjelasan singkatnya : 1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning). Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak (top management), maka 12 Pengertian Sistem dan Analis Sistem pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak ini. Padahal dukungan dari manajemen puncak sangat penting artinya. Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. Perencanaan sistem (systems planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem. Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki (misalnya untuk meningkatkan efektifitas manajemen, meningkatkan produktivitas atau meningkatkan pelayanan yang lebih baik kepada langganan). Partisipasi dan keterlibatan manajemen puncak masih diharapkan untuk keberhasilan sistem yang akan dikembangkan. Untuk itu manajemen puncak dilengkapi dengan suatu tim penasehat yang disebut dengan komite pengarah (steering commitee) yang umumnya dibentuk dari wakil-wakil pimpinan dari masing-masing departemen pemakai sistem seperti misalnya manajer-manajer departemen atau manajer-manajer divisi. Seringkali komite ini diketuai sendiri oleh direktur utama. Tugas komite ini adalah sebagai berikut : 1. Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan perencanaan sistem, proyek-proyek sistem serta pengadaan perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya. 2. Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem sesuai dengan rencananya. 3. Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek sistem. 4. Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang telah dikembangkan. 5. Memberikan saran-saran dan petunjuk-petunjuk terhadap proyek sistem yang sedang dikembangkan, terutama yang berhubungan dengan pencapaian sasaran sistem, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala-kendala yang dihadapi. Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi, sebelum sistem ini sendiri dikembangkan, maka perlu direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem (systems planning) ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan. Perencanaan sistem dapat terdiri dari perencanaan jangka pendek (short-range) dan perencanaan jangka panjang (long-range). Perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 sampai 2 tahun. Perencanaan jangka panjang melingkupi periode sampai dengan 5 tahun. Karena perkembangan teknologi komputer yang sangat cepat, maka perencanaan pengembangan sistem informasi untuk periode yang lebih dari 5 tahun sudah tidak tepat lagi. 13 Pengertian Sistem dan Analis Sistem Proses perencanaan sistem dikelompokkan menjadi 3 proses utama, yaitu : 1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang akan dilakukan oleh staf perencana sistem 2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite 3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan yang dilakukan oleh analis sistem. Adapun tahapan dari proses perencanaan sistem untuk ketiga bagian tersebut tampak pada gambar berikut ini : Merencanakan proyek-proyek sistem Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan 2. Pengembangan sistem (system development) a. Analisis sistem (system analysis) Penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui 14 Pengertian Sistem dan Analis Sistem b. Desain sistem secara umum (general system design) Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. c. Penilaian sistem (system evaluation) Hasil desain sistem secara umum tentunya harus menjadi pertimbangan pihak manajemen apakah melanjutkan pengembangan sistem yang baru berdasarkan gambaran desain sistem secara umum atau menolak rancangan baru tersebut. d. Desain sistem terinci (detailed system design) Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru, selanjutnya adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan harus menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan. e. Implementasi sistem (system implementation) Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. 3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation) Pemeliharaan sistem (systems maintenance ) dilaksanakan untuk 3 alasan : 1. Memperbaiki kesalahan Penggunaan sistem mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem. Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki. 2. Menjaga kemutakhiran sistem Dengan berlalunya waktu, terjadi perubahan-perubahan dalam lingkungan sistem yang mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak. Contohnya, pemerintah mengubah rumus perhitungan pajak jaminan sosial. 3. Meningkatkan sistem Saat sistem digunakan, akan ditemukan cara-cara membuat peningkatan sistem. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang memodifikasi sistem sesuai saran tersebut. Pada titik tertentu, modifikasi sistem akan menajdi sedemikian rupa, sehingga lebih baik memulai dari awal. Lalu, siklus hidup sistem akan terulang. Pendekatan Pengembangan Sistem Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai berikut ini : 15 Pengertian Sistem dan Analis Sistem 1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan) Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di systems life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan sistem akan berhasil bila mengikuti tahapan di systems life cycle. Akan tetapi sayangnya, didalam praktek, hal ini tidaklah cukup, karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci karena pendekatan ini tidak dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Sedangkan pendekatan terstruktur yang baru muncul sekitar awal tahun 1970-an pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem tambahan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari systems life cycle. Karena sifat dari sistem informasi sekarang menjadi lebih kompleks, pendekatan klasik tidak cukup digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi yang sukses dan akan menimbulkan beberapa permasalahan. Permasalahanpermasalahan yang dapat timbul di pendekatan klasik antara lain adalah sebagai berikut : a. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel keputusan (decision table), diagram IPO dan bagan terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan teknik-teknik tersebut. b. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi lebih mahal Biaya pengembangan sistem yang termahal adalah terletak di tahap perawatannya. Mahalnya biaya perawatan di pendekatan klasik ini disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan teknik-teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung dengan alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu pemeliharaan sistem menjadi kesulitan. c. Kemungkinan kesalahan sistem besar Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahan-kesalahan 16 Pengertian Sistem dan Analis Sistem sistem akan menjadi lebih besar. Berbeda dengan pendekatan terstruktur yang pengembangan sistemnya dilakukan dalam bentuk modul-modul yang terstruktur. Modul-modul ini akan lebih mudah dites secara terpisah dan kemudian pengetesan dapat dilakukan pada integrasi semua modul untuk meyakinkan bahwa interaksi antar modul telah berfungsi semestinya. Pengetesan sistem sebelum diterapkan merupakan hal yang kritis karena koreksi kesalahan sistem setelah diterapkan akan mengakibatkan pengeluaran biaya yang lebih besar. Beberapa penelitian menunjukkan bahwa sistem yang tidak dites selama tahap pengembangannya merupakan sumber utama dari kesalahan-kesalahan sistem. d. Keberhasilan sistem kurang terjamin Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya. Salah satu kontribusi utama pendekatan terstruktur adalah partisipasi dan dukungan dari pemakai sistem. Pendekatan klasik mengasumsikan bahwa analis sistem telah mengerti akan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem dengan jelas dan benar. Pengalaman telah menunjukkan bahwa di beberapa kasus, kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem tidaklah selalu jelas dan benar menurut analis sistem. Pendekatan klasik kurang melibatkan pemakai sistem dalam pengembangan sistem, maka kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem menjadi kurang sesuai dengan yang diinginkan dan sebagai akibatnya sistem yang diterapkan menjadi kurang berhasil. e. Masalah dalam penerapan sistem Karena kurangnya keterlibatan pemakai sistem dalam tahapan pengembangan sistem, maka pemakai sistem hanya akan mengenal sistem yang baru pada tahap diterapkan saja. Sebagai akibatnya pemakai sistem akan menjadi kaget dan tidak terbiasa dengan sistem baru yang tiba-tiba dikenalkan. Sebagai akibat lebih lanjut, pemakai sistem akan menjadi frustasi karena tidak dapat mengoperasikan sistem dengan baik. 2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai) Pendekatan sepotong (piecemeal approach) merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Pada pendekatan ini, kegiatan atau aplikasi yang dipilih, dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa 17 Pengertian Sistem dan Analis Sistem memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan in hanya memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja. Lain halnya dengan pendekatan sistem (systems approach) yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi itu saja. 3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem) Pendekatan bawah naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya. Pendekatan atas-turun (top-down approach) sebaliknya dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan. 4. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara mengembangkannya) Pendekatan sistem-menyeluruh (total-system approach) merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini kurang mengena untuk sistem yang komplek, karena akan menjadi sulit untuk dikembangkan. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan moduler (modular approach) berusaha memecah sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut adalah sistem akan dapat dikembangkan tepat pada waktu yang telah direncanakan, mudah dipahami 18 Pengertian Sistem dan Analis Sistem oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur. 5. Pendekatan lompatan-jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan Pendekatan lompatan-jauh (great loop approach) menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini banyak mengandung resiko, karena teknologi komputer begitu cepat berkembang dan untuk tahun-tahun mendatang sudah menjadi usang. Pendekatan ini juga terlalu mahal, karena memerlukan investasi seketika untuk semua teknologi yang digunakan dan pendekatan ini juga sulit untuk dikembangkan, karena terlalu komplek. Pendekatan berkembang (evolutionary approach) menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terus dikembangkan untuk periode-periode berikutnya mengikuti kebutuhannya sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembang menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembangan teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan tidak cepat menjadi usang. Metodologi Pengembangan Sistem Metodologi adalah : Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturanaturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya Metode adalah : Suatu cara/teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh : - Penulis buku - Peneliti - Konsultan - Systems house - Pabrik software Metodologi Pengembangan Sistem diklasifikasikan menjadi 3 golongan 1. Functional Decomposition Methodologies (Metodologi Pemecahan Fungsional) Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsitemsubsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, 19 Pengertian Sistem dan Analis Sistem dirancang dan diterapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah : - HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) - SR (Stepwise Refinement) atau ISR (Iterative Stepwise Refinement) - Information-Hiding 2. Data Oriented Methodologies (Metodologi Orientasi Data) Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Metodologi ini dapat dikelompokkan kembali ke dalam dua kelas, yaitu : a. Data-flow oriented methodologies Metodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan dari sistem kedalam modulo-modul berdasarkan dari tipe elemen data dan tingkah-laku logika modul tersebut di dalam sistem. Dengan metodologi ini, sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam modul-modul disistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah - SADT (Structured Analisys and Design Techniques) - Composite Design - SSAD (Structured Systems Analysis and Design) b. Data structure oriented methodologies Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Struktur ini kemudian akan digunakan sebagai dasar struktur dari sistemnya. Hubungan fungsi antar modul atau elemen-elemen sistem kemudian dijelaskan dari struktur sistemnya. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah : - JSD (Jackson’s systems development) - W/O (Warnier / Orr) 3. Prescriptive Methodologies Yang termasuk dalam metodologi ini adalah : - ISDOS (Information Systems Design and Optimization System) Kegunaannya adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistem informasi. ISDOS mempunyai 2 komponen : a. PSL Merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine-readable form, sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA. PSL merupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukan merupakan bahasa pemrograman prosedural. b. PSA 20 Pengertian Sistem dan Analis Sistem Merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (data dictionary) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, yang disimpan , yang dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan dengan pemanfaatan DBMS dalam penyimpanan datanya. Kegunaan dan hasil dari PSA adalah : PSA menganalisis PSL untuk kesalahan-kesalahan sintak dan akan menghasilkan laporan-laporan dalam bentuk data dictionary, function dictionary serta analisis dari hubungan-hubungan proses. Laporan dalam bentuk grafik, seperti laporan yang menggambarkan hubungan dari proses termasuk apakah suatu proses merupakan bagian dari porses yang lain atau suatu proses mempunyai komponen proses-proses lain. PSA akan melakukan analisis jaringan untuk mengecek kelengkapan dari semua hubungan data dan proses-proses. PSA juga akan melakukan analisis dari hubungan ketergantungan waktu dari data dan analisis dari spesifikasi volume. - PLEXSYS Kegunaannya adalah untuk melakukan transformasi suatu statemen bahasa komputer tingkat tinggi ke suatu executable code untuk suatu konfigurasi perangkat keras yang diinginkan. PLEXSYS merupakan tambahan untuk ISDOS. Kalau ISDOS digunakan pada aspek penntuan kebutuhan, PLEXSYS digunakan pad aspek penghasil kode program secar otomatis. - PRIDE Merupakan perangkat lunak terpadu yang baik untuk analisis/disain sistem terstruktur, manajemen data, manajemen proyek dan pendokumentasian. - SDM/70 Merupakan suatu perangkat lunak yang berisi kumpulan metode, estimasi, dokumentasi dan petunjuk administrasi guna membantu pemakai untuk mengembangkan dan merawat sistem yang efektif - SPECTRUM Perangkat lunak ini mempunyai beberapa versi untuk keperluan yang berbeda, semacam SPECTRUM-1 untuk life cycle konvensional, SPECTRUM-2 untuk sistem manajemen proyek terstruktur, SPECTRUM-3 untuk on-line interactive estimator. - SRES (Software Requirement Engineering System) dan SREM (Software Requirement Engineering Methodology) 21 Pengertian Sistem dan Analis Sistem - DBO (Design By Objective), PAD (Program Analysis Diagram), HOS (Higher Order Software), MSR (Meta Stepwise Refinement), PDL (Program Design Language) Alat dan Teknik Pengembangan Sistem Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik (nongraphical tools), seperti misalnya data dictionary, structured english, pseudocode serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data. Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut ini : a. HIPO diagram Hierarchy plus Input-Process-Output, HIPO, adalah alat dokumentasi program yang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. b. Data flow diagram Digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). c. Structured chart Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul dengan menunjukkan hubungan elemen data dan elemen kontrol antara hubungan modulnya, sehingga memberikan penjelasan lengkap dari sistem dipandang dari elemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan antar modulnya. d. SADT Structured Analysis and Design Technique, SADT, memandang suatu sistem terdiri dari dua hal : benda (obyek, dokumen atau data) dan kejadian (kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau perangkat lunak). Menggunakan dua tipe diagram yaitu, diagram kegiatan (activity diagrams, disebut actigrams) dan diagram data (data diagrams, disebut datagrams). 22 Pengertian Sistem dan Analis Sistem e. Jackson’s diagram Jackson’s Systems Development, JSD, membangun suatu model dari dunia nyata (real world) yang menyediakan subyek-subyek permasalahan dari sistem. Disamping alat-alat berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi tertentu, masih terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan di semua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting) a. Bagan alir sistem (systems flowchart) b. Bagan alir program (program flowchart) yang dapat berupa : _ bagan alir logika program (program logic flowchart) _ bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart) c. Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart) d. Bagan alir proses (process flowchart) e. Gantt chart 2. Bagan untuk menggambarkan tataletak (layout charting) 3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personal relationship charting) a. Bagan distribusi kerja (working distribution chart) b. Bagan organisasi (organization chart) Teknik-teknik dalam pengembangan sistem yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut ini : a. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique) Teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan suatu proyek. b. Teknik menemukan fakta (fact finding techniques) Yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik-teknik ini diantaranya adalah : - wawancara (interview) wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee). - observasi (observation) observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan yang mana pada waktu observasi analis sistem dapat ikut juga berpartisispasi dengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut. - daftar pertanyaan (questionaires) 23 Pengertian Sistem dan Analis Sistem adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. - pengumpulan sampel (sampling) pengambilan sampel adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yang terbatas. c. Teknik analisis biaya/manfaat (cost-effectiveness analysis atau cost-benefit analysis) Teknik ini menilai dari sisi kelayakan ekonomis suatu pengembangan sistem informasi. d. Teknik untuk menjalankan rapat Selama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat antara tim pengembangan sistem dengan pemakai sistem dan manajer, sehingga kemampuan analis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem. e. Teknik inspeksi/walkthrough Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough merupakan kepentingan dari analis sistem. Analis sistem melakukan walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain. Pemakai sistem melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh analis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan. Penyebab kegagalan pengembangan sistem : Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai sistem Kurang sempurnanya evaluasi kualitas analisis biaya Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yang tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik 5. Fungsi Analis Sistem Analis sistem (systems analyst) adalah orang yang menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan 24 Pengertian Sistem dan Analis Sistem pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan. Sebutan lain untuk analis sistem ini adalah analis informasi (information analyst), analis bisnis (business analyst), perancang sistem (systems designer), konsultan sistem (systems consultant) dan ahli teknik sistem (systems engineer). Analis sistem berbeda dengan pemrogram. Pemrogram (programmer) adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analis sistem. Akan tetapi ada juga analis sistem yang melakukan tugas-tugas seperti pemrogram dan sebaliknya ada juga pemrogram yang melakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh analis sistem. Orang yang melakukan tugas baik sebagai analis sistem maupun pemrogram disebut analis/pemrogram (analyst/programmer) atau pemrogram/analis (programmer/analyst). Tugas dan tanggungjawab analis sistem dan pemrogram adalah berbeda dan dapat dilihat pada tabel berikut : Pemrogram Analis sistem 1. tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer. 2. Pengetahuan pemrogram cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilities dan bahasa-bahasa pemrograman yang diperlukan. 3. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program. 4. Pekerjaan pemrogram tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) programnya. 4. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan. 5. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya. 6. Pekerjaaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar. 7. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem, pemrogram, tetapi juga pemakai sistem dan manajer. Pengetahuan dan Keahlian yang Diperlukan Analis Sistem Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis sistem setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut ini sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik : 25 Pengertian Sistem dan Analis Sistem 1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemrograman komputer a. Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahlian dalam menggunakan komputer. b. Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras komputer, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operasi, utilities dan paket-paket perangkat lunak lainnya. 2. Pengetahuan tentang bisnis secara umum Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan, maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi, manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya. 3. Pengetahuan tentang metode kuantitatif Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan metode-metode kuantitatif, seperti misalnya pemrograman linier (linier programming), pemrograman dinamik (dynamic programming), regresi (regresion), network, pohon keputusan (decision tree), trend, simulasi dan lain sebagainya. 4. Keahlian pemecahan masalah Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahanpermasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahanpermasalahan tersebut. 5. Keahlian komunikasi antar personil Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan. 6. Keahlian membina hubungan antar personil Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terllibat, akan membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari 26 Pengertian Sistem dan Analis Sistem pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya. Tim Pengembangan Sistem Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram) atau seorang pemrogram yang merangkap sebagai analis sistem (pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar-kecilnya ruang-lingkup proyek yang kaan ditangani. Tim ini secara umnum dapat terdiri dari personil-personil sebagai berikut ini : 1. Manajer analisis sistem Manajer analisis sistem (manager of systems analysis) ini disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut ini a. Sebagai ketua/koordinator tim pengembangan sistem b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem lainnya c. Membuat jadwal pelakasanaan proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain sistem dan penerapannya e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada manajemen dan pemakai sistem g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report) h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim 2. Ketua analis sistem Ketua analis sistem (lead systems analyst) biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analisis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analisis sistem dan mewakilinya bila manajer analisis sistem berhalangan. 3. Analis sistem senior Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem yang sudah berpengalaman. 27 Pengertian Sistem dan Analis Sistem 4. Analis sistem Analis sistem (systems analyst) merupakan analis sistem yang cukup berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistem senior. 5. Analis sistem yunior Analis sistem yunior (junior systems analyst) merupakan analis sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih senior. Analis sistem yunior ini sering juga disebut dengan analis sistem yang masih dilatih (systems analyst trainee). 6. Pemrogram aplikasi senior Pemrogram aplikasi senior (senior applications programmer) merupakan pemrogram komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram yang lainnya. Pemrogram aplikasi senior ini kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis. 7. Pemrogram aplikasi Pemrogram aplikasi (applications programmer) merupakan pemrogram komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa harus dibimbing secara langsung lagi. 8. Pemrogram aplikasi yunior Pemrogram aplikasi yunior (junior applications programmer) merupakan pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang lebih senior. Pemrogram aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer trainee). 28 Pengertian Sistem dan Analis Sistem EVALUASI 1. Jelaskan dan berikan ilustrasi definisi dari sistem, subsistem dan supersistem ! 2. Jelaskan dan berikan ilustrasi perbedaan antara tujuan (goal) dengan sasaran (objectives) ! 3. Jelaskan hal-hal apa saja yang menyebabkan suatu sistem lama harus diperbaiki atau diganti ! 4. Sebutkan dan jelaskan beberapa indikator (minimal 5 indikator) bahwa suatu sistem harus segera diperbaiki atau diganti ! 5. Jelaskan harapan-harapan apa saja setelah suatu sistem baru dikembangkan dalam suatu pengembangan sistem ! 6. Jelaskan mengenai pentingnya dukungan dari manajemen puncak (top management) dalam suatu pengembangan sistem ! 7. Sebutkan dan jelaskan alasan suatu pemeliharaan sistem (systems maintenance) harus dilakukan ! 8. Apa perbedaan utama pendekatan pengembangan sistem klasik dengan pendekatan pengembangan sistem terstruktur ? jelaskan ! 9. Apa yang menjadi perbedaan antara seorang analis sistem dengan seorang programmer ? jelaskan ! 10. Untuk menjadi seorang analis sistem yang baik, diperlukan beberapa pengetahuan dan keahlian tertentu. Kenapa keahlian membina hubungan antar personil diperlukan ? jelaskan ! DAFTAR PUSTAKA 1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company, 1992. 2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990. 3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979 4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall, 1988 5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall, 1991 6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979 1 Analisis Sistem MODUL 2 ANALISIS SISTEM Pendahuluan Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut : Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. MATERI 1. Pendahuluan 2. Langkah-langkah Analisis Sistem 3. Mengidentifikasi Masalah 4. Memahami Kerja Sistem 5. Analisis Sistem 6. Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem TUJUAN INSTRUKSI UMUM Memahami Konsep, Langkah-langkah, Cara Identifikasi Masalah, Kerja dari Sistem, Menganalisis Hasil dan Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS 1. Mahasiswa memahami konsep analisis sistem. 2. Mahasiswa mampu untuk memahami cara mengidentifikasi masalah, memahami kerja dari sistem, menganalisis hasil penelitian dan membuat laporan hasil analisis. 2 Analisis Sistem Langkah-langkah Analisis Sistem Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem : 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. 1. Mengidentifikasi Masalah Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yuang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini : mengidentifikasi penyebab masalah mengidentifikasi titik keputusan mengidentifikasi personil-personil kunci Mengidentifikasi penyebab masalah Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya. Sebagai ilustrasi, kita mempunyai sebuah mobil yang jalannya tersendat-sendat. Keadaan ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini, maka perlu diidentifikasi terlebih dahulu apa penyebab yang mengakibatkan mobil tersebut jalannya tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan semestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektif. Kalau kita akan berusaha memperbaiki kerusakan mobil tersebut, tetapi tidak dapat mengidentifikasi terlebih dahulu penyebab masalahnya, maka proses perbaikan mobil tersebut tidak akan berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah kita akan membongkar mobil tersebut dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa mobil tersebut jalannya tersendat-sendat ? tentunya ini merupakan pekerjaan analisis yang tidak benar. Untuk kasus mobil ini, dapat diidentifikasikan bahwa penyebab masalahnya 3 Analisis Sistem adalah karena proses pembakaran yang tidak sempurna, sehingga mengakibatkan jalannya mobil tersendat-sendat. Dengan dapat mengidentifikasi penyebab masalah ini, maka kita dapat mulai menganalisis dari tempat dilakukannya proses pembakaran ini, tanpa harus membongkar semua komponen mobil yang tidak menyebabkan terjadinya masalah. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atas yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Sebagai misalnya, masalah yang terjadi adalah “biaya persediaan meningkat dari tahun ke tahun”. Mengapa biaya persediaan meningkat ? mengapa jalannya mobil tersendatsendat ? jawabannya adalah disebabkan oleh pembakaran yang tidak sempurna. Demikian juga harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan meningkat. Dari subyek masalah ini, maka dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah biaya persediaan yang meningkat ini adalah karena : persediaan di gudang telalu banyak (over stock) dan pembelian barang tidak ekonomis. Mengidentifikasi titik keputusan Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Pada kasus mobil yang mempunyai masalah jalannya tersendat-sendat dan telah dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini adalah pembakaran yang kurang sempurna, maka selanjutnya perlu diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan pembakaran menjadi tidak sempurna. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Ahli mesin mobil yang berpengalaman dapat mengidentifikasikan titik keputusan dari pembakaran yang kurang sempurna adalah terletak di proses pengapian busi, kerja dari platina dan atau injeksi bensin di karburator. Dengan demikian ahli mesin mobil yang berpengalaman tidak akan membongkar semua komponen dari mesin mobil itu, tetapi cukup memeriksa pada titik-titik keputusan saja. Dengan demikian juga dengan analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah , maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. Secara analogi, ahli mesin mobil dapat menggunakan buku manual pedoman mesin mobil bersangkutan untuk mengidentifikasi titik-titik keputusan penyebab masalah pembakaran yang kurang sempurna. Contoh bagan alir formulir untuk prosedur penjualan adalah sebagai berikut : 4 Analisis Sistem 5 Analisis Sistem Penjelasan dari titik-titik keputusan adalah antara lain sebagai berikut : 1. Penyebab masalah adalah pelayanan yang kurang baik kepada langganan. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah : a. “Penanganan order langganan” di bagian order penjualan. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila waktu penanganan order penjualan lama. Penanganan order penjualan merupakan proses pertama kali menerima order dari langganan. b. “Proses pembuatan order penjualan” di bagian order penjualan. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pembuatan order penjualan juga lama. Proses pembuatan order penjualan adalah proses membuat dokumen tertulis dari order langganan yang telah diterima dengan tembusan-tembusannya berupa : - tembusan untuk membuat faktur - tembusan untuk catatan akuntasi (journal/register copy) - tembusan untuk meminta barang dari gudang (stock request copy) - tembusan untuk membuat slip pengepakan (packing slip) dan laporan pengiriman (shipping notice) - tembusan otorisasi kredit (credit copy) - tembusan pemberitahuan kepada langganan bahwa order telah diterima (acknowledgement copy atau advice copy) c. “Proses evaluasi kredit” di bagian kredit. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses evaluasi kredit lama dan berbelit-belit. d. “Proses pengambilan barang” di bagian gudang. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pengambilan barang lama. e. “Proses pembuatan dokumen pengiriman” (packing slip) dan laporan pengiriman (shipping notice) di bagian pengiriman. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pembuatan dokumen dan laporan pengiriman lama. Proses pengirimannya sendiri juga harus cepat sampai barang diterima oleh langganan, tetapi proses ini tidak termasuk dalam ruang-lingkup sistem pengendalian penjualan dan pemasaran (masuk dalam sistem distribusi). f. “Proses membuat faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses membuat faktur lama. 2. Penyebab masalah adalah barang yang dikirim sering tidak sesuai. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah : a. “Kebenaran data di faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang tercantum di faktur bila faktur salah. 6 Analisis Sistem b. “Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dikirim bila bagian billing tidak menerima laporan pengiriman. 3. Penyebab masalah adalah otorisasi pemberian kredit yang kurang benar. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “dukungan informasi untuk pemberian kredit” di bagian kredit. 4. Penyebab masalah adalah kurang tersedianya laporan yang berkualitas. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “proses pembuatan laporan” di bagian akuntansi. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan laporan tidak tepat waktunya bila proses pembuatan laporan lama, laporan tidak tepat nilainya bila pengendalian output tidak ada atau lemah. Mengidentifikasi personil-personil kunci Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (job description) 2. Memahami Kerja Sistem Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey). Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahankelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel. 7 Analisis Sistem Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini : o Menentukan jenis penelitian o Merencanakan jadwal penelitian - Mengatur jadwal wawancara - Mengatur jadwal observasi - Mengatur jadwal pengambilan sampel o Membuat penugasan penelitian o Membuat agenda wawancara o Mengumpulkan hasil penelitian Menentukan jenis penelitian Sebelum penelitian dilakukan, sebaiknya ditentukan terlebih dahulu jenis dari penelitian untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian (wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel) tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh. Jenis data yang ingin diperoleh dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau input dan output yang digunakan oleh sistem. Penelitian yang menggunakan teknik wawancara dan observasi tepat digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus dikunjungi satu persatu. Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel lebih tepat digunakan untuk mengumpulkan input atau output sistem yang mempunyai jumlah banyak. Merencanakan jadwal penelitian Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan diteliti. Penelitian juga biasanya akan dilakukan oleh beberapa peneliti dan memakan waktu yang cukup lama (harian, mingguan bahkan bulanan) supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi : - dimana penelitian akan dilakukan; - apa dan siapa yang akan diteliti; - siapa yang akan meneliti; - kapan penelitian dilakukan. Dari jadwal penelitian yang telah dibuat, berikutnya dapat dikelompokkan ke dalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk wawancara, selanjutnya jadwal wawancara dapat diatur yang terdiri dari : 8 Analisis Sistem - tanggal wawancara akan dilakukan; - jam wawancara untuk tiap-tiap harinya; - yang melakukan wawancara; - yang diwawancarai; - lokasi letak wawancara akan dilakukan; - topik dari wawancara yang akan dilakukan. Sama halnya dengan wawancara yang telah diatur jadwalnya tersendiri, observasi yang akan dilakukan juga sebaiknya dibuatkan jadwal tersendiri. Demikian juga dengan jadwal pengambilan sampel sebaiknya juga diatur tersendiri. Membuat penugasan penelitian Setelah rencana jadwal penelitian selesai dibuat, maka tugas dari tiap-tiap anggota tim analis sistem untuk melakukan penelitian telah dapat ditentukan. Koordinator analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota tim analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitaian yang harus dilakukan. Formulir ini biasanya tidak dilampirkan di laporan hasil analisis, karena kurang bermanfaat bagi user atau manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada tiap-tiap peneliti yang bersangkutan. Membuat agenda wawancara Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Pewawancara dapat melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara ini. Tujuan utama pembuatan agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara ini adalah suapaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan. Mengumpulkan hasil penelitian Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini : a. Membantu kelengkapan (aid to completeness) Dengan digunakannya formulir-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data yang belum terkumpul akan terlihat. 9 Analisis Sistem b. Membantu analisis (aid to analysis) Data yang dicatat dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem akan lebih mudah dipahami dan dianalisis c. Membantu komunikasi (aid to communication) Formulir-formulir standar akan membantu anggota-anggota tim analis untuk berkomunikasai dengan efektif satu dengan yang lainnya. Selain itu juga dapat membantu komunikasi antara analis, pemrogram komputer, operator dan pemakai sistem d. Membantu pelatihan (aid to training) Pelatihan akan lebih efektif bila dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan secara tertulis. e. Membantu keamanan (aid to security) Dokumentasi yang berisi dengan fakta terkumpul dapat diibaratkan sebagai bestek rancangan gedung yang telah digambar oleh arsitek dan telah dihitung oleh insinyur teknik sipil. Bila gedung yang akan dibangun tidak sesuai dengan keinginan pemakai, atau ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan atau misalnya gedung sudah dibuat mengalami kerusakan-kerusakan, maka dengan adanya dokumentasi, perbaikan-perbaikan atau modifikasi-modifikasi akan lebih mudah dilakukan. Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem lama adalah sebagai berikut ini : 1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan Data ini dapat diperoleh dari hasil observasi yang dilakukan pada suatu kegiatan. 2. Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama 3. Pengambilan sampel 4. Formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem lama. 5. Elemen-elemen data 6. Teknologi yang digunakan di sistem lama 7. Kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem/manajemen 3. Analisis Sistem Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkkan bahwa banyak analis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya. 10 Analisis Sistem MENGANALISIS KELEMAHAN SISTEM Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam : Apa yang dikerjakan ? Bagaimana mengerjakannya ? Siapa yang mengerjakannya ? Dimana dikerjakannya ? Menganalisis kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan : Mengapa dikerjakan ? Perlukah dikerjakan ? Apakah telah dikerjakan dengan baik ? Tentu saja pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam langkah menganalisis hasil penelitian ini lebih terinci lagi dibandingkan dengan yang didaftar di atas. Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, suatu kriteria yang tepat masih diperlukan untuk menilai sistem yang lama. Kriteria yang tepat ini dapat diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan efektif. Wilkinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk menentukan kriteria penilaian sebagai berikut : Relevance (sesuai kebutuhan) Capacity (kapasitas dari sistem) Efficiency (efisiensi dari sistem) Timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi) Accessibility (kemudahan akses) Flexibility (keluwesan sistem) Accuracy (ketepatan nilai dari informasi) Reliability (keandalan sistem) Security (keamanan dari sistem) Economy (nilai ekonomis dari sistem) Simplicity (kemudahan sistem digunakan) Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan dari sistem yang ada. 11 Analisis Sistem Menganalisis Distribusi Pekerjaan Distribusi dari pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan menganalisis distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini : apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ? apakah tugas dan tanggungjhwab telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit-unit organisasi ? dengan mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukan personil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang bebannya. Menganalisis Pengukuran Pekerjaan Untuk menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini : apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ? apakah produktifitas karyawan memuaskan ? apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjaga arus data dengan lancar ? apakah masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya ? apakah terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih ? seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ? apakah tedapat operasi yang menghambat arus data ? apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ? apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan ? Menganalisis Keandalan Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan. Untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaanpertanyaan berikut : Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ? Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ? 12 Analisis Sistem Menganalisis Dokumen Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ? apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ? apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu ? Menganalisis Laporan Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumendokumen yang ada ? apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan ? Menganalisis Teknologi Untuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentu personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ? MENGANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PEMAKAI/MANAJEMEN Walaupun menganalisis kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan yang terjadi merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup. Tugas lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis. 13 Analisis Sistem 4. Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah : pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi) EVALUASI 1. Sebutkan dan jelaskan definisi analisis sistem menurut persepsi anda ! 2. Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem di dalam tahap analisis sistem ? 3. Mengapa identifikasi penyebab masalah merupakan tahap yang paling penting dalam tahap analisis sistem ? jelaskan dengan ilustrasi ? 4. Mengapa memahami kerja dari sistem yang ada/berjalan diperlukan ? jelaskan ! 5. Mengapa penelitian harus direncanakan jadwalnya ? jelaskan ! DAFTAR PUSTAKA 1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company, 1992. 2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990. 3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979 4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall, 1988 5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall, 1991 6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979 1 Desain Sistem Secara Umum MODUL 3 DESAIN SISTEM SECARA UMUM Pendahuluan Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem (systems design). Desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum (general systems design) dan desain sistem terinci (detailed systems design) desain sistem secara umum disebut juga dengan desain secara makro (macro design). Desain sistem terinci disebut juga dengan desain sistem secara phisik (physical system design) atau desain internal (internal design). MATERI 1. Pendahuluan 2. Arti Desain Sistem 3. Tujuan Desain Sistem 4. Personil Yang Terlibat 5. Desain Sistem Secara Umum 5.1 Desain Output 5.2 Desain Input 5.3 Desain Database 5.4 Desain Kontrol 5.5 Desain Teknologi 6. Tekanan-tekanan Desain TUJUAN INSTRUKSI UMUM Memahami Pengertian, Tujuan dan Tahapan Desain Sistem serta Personil yang Terlibat dan Tekanan-tekanan Dalam Desain Sistem TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS 1. Mahasiswa memahami konsep desain sistem 2. Mahasiswa mampu untuk memahami tujuan, tahapan desain sistem secara umum mulai dari output, input, proses, database, kontrol sampai arsitektur komputer 3. Mahasiswa memahami tekanan-tekanan dalam desain sistem 2 Desain Sistem Secara Umum Arti Desain Sistem Dari sekian banyak yang memberikan pengertian mengenai arti desain sistem, akhirnya desain sistem dapat diartikan sebagai berikut : 1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional 3. Persiapan untuk rancang bangun implentasi 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk 5. Sistem dibentuk dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi 6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem Tujuan Desain Sistem Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu sebagai berikut : 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Tujuan kedua ini lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan progam komputernya. Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut : 1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. Ini berarti bahwa data harus mudah ditangkap, metode-metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan. 2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem. 3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer. 3 Desain Sistem Secara Umum 4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern. Personil Yang Terlibat Pekerjaan desain sistem dilakukan oleh analis sistem dan personil-personil teknik lainnya, seperti misalnya spesialis pengendalian (controls specialists), personil penjamin kualitas (quality assurance personil), spesialis komunikasi data (data communications specialists) dan lain sebagainya. Bagaimana dengan pemakai-pemakai sistem (users) ? apakah pemakai sistem juga harus terlibat dalam tahap ini ? banyak orang yang setuju bahwa keterlibatan pemakai sistem sangat penting selama tahap analisis sistem. Akan tetapi bagaimana di tahap desain sistem ini ? banyak analis sistem yang mendesain sistem informasi tanpa partisipasi yang berarti dari pemakai sistem. Hasil dari ketidak-terlibatan pemakai sistem ini akan mengakibatkan kurang puasnya pemakai sistem terhadap cara sistem bekerja (bahkan sistem tidak dapat memenuhi kebutuhan pemakai). Oleh karena alasan ini, maka pemakai sistem seharusnya juga terlibat dalam tahap desain sistem. Pemakai sistem paling tidak dapat mengkaji ulang komponen-komponen sistem informasi yang didesain, seperti misalnya : - pemakai sistem seharusnya mengkaji ulang tata letak (layout) dari semua laporan-laporan dan bentuk-bentuk tampilan di layar terminal. - Pemakai sistem juga seharusnya menilai arus percakapan dari dialog layar terminal. - Pemakai sistem juga seharusnya menilai cara penangkapan data, pengolahan dari data tersebut dan distribusi informasinya. Desain Sistem Secara Umum Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen. Seperti halnya arsitek yang akan membangun rumah tempat tinggal, setelah arsitek selesai melakukan analisis, maka arsitek mulai membuat sketsa secara garis besar kepada calon pemakai rumah. Sketsa ini hanya dimaksudkan kepada calon 4 Desain Sistem Secara Umum pemakai rumah, bukan kepada ahli teknik dan insinyur-insinyur teknik sispil yang akan membangun rumah ini. Desain terinci yang memuat potongan-potongan gambar dengan ukuran-ukurannya yang terinci akan dibuat setelah desain secara umum ini disetujui oleh calon pemakai rumah. Arsitek belum akan menggambar detail bangunannya dengan ukurannya terinci sebelum bentuk dan susunan rumah itu sendiri disetujui oleh calon pemakai rumah. Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical systems dan logical model. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical systems. Simbol-simbol bagan allir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol terminal, hard disk, laporan-laporan. Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram). Arus dari data di diagram arus data dapat dijelaskan dengan menggunakan kamus data (data dictionary). Sketsa dari physical systems dapat menunjukkan kepada user bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan. Pengolahan data dari sistem informasi berbasis komputer membutuhkan metode-metode dan prosedur-prosedur. Metode-metode dan prosedur-prosedur ini merupakan bagian dari model sistem informasi (model prosedur) yang akan mendefinisikan urut-urutan kegiatan untuk menghasilkan output dari input yang ada. Metode (method) adalah suatu cara untuk melakukan suatu kegiatan. Suatu prosedur merupakan rencana tahap demi tahap untuk menerapkan suatu metode. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis komputer ini. Seringkali gambar bagan alir sistem untuk sistem informasi juga dapat digabung dengan bagan alir formulir dalam perusahaan untuk menunjukkan hubungan dan prosedur antara sistem informasi dengn sistem-sistem lainnya di perusahaan. Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah : Desain Output Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah output ini kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macammacam jenis. Output dapat berupa hasil di media keras (seperti misalnya kertas, microfilm) atau hasil di media lunak (berupa tampilan di layar video). Disamping itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan di suatu media seperti tape, disk atau kartu. Yang akan dimaksud dengan 5 Desain Sistem Secara Umum output pada tahap desain ini adalah output yang berupa tampilan di media keras atau di layar video. TIPE OUTPUT Output dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa tipe, yaitu : 1. Output Intern (internal output) Adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini akan tetap tinggal di dalam perusahaan dan akan disimpan sebagai arsip atau dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output jenis ini dapat berupa laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan dan laporan-laporan lainnya. 2. Output Ekstern (external output) Adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya. Contoh output ekstern adalah faktur, check, tanda terima pembayaran dan lain sebagainya. Banyak output ekstern ini dibuat di formulir yang sudah tercetak sebelumnya (preprinted form) dan sistem informasi hanya menambahkan bagian-bagian tertentu yang masih harus diisi. FORMAT OUTPUT Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel atau pabrik. Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel. Akan tetapi sekarang dengan kemampuan teknologi komputer yang dapat menampilkan bentuk grafik, maka output berupa grafik juga mulai banyak dihasilkan, terutama ooutput untuk keperluan manajemen tingkat menengah ke atas. LANGKAH-LANGKAH DESAIN OUTPUT SECARA UMUM Desain output secara umum ini dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru Output yang akan didesain dapat ditentukan dari diagram arus data, DAD, sistem baru yang telah dibuat. Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses ke kesatuan luar atau dari suatu proses ke proses lainnya. 2. Menentukan parameter dari output Setelah output-output yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter dari output selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi tipe dari output, formatnya, media yang digunakan, alat output yang digunakan, jumlah tembusannya, distribusinya dan periode output. 6 Desain Sistem Secara Umum Desain Input Bila berpikir tentang input, biasanya juga akan berpikir tentang alat input (input device) yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya. Alat input dapat digolongkan ke dalam 2 golongan, yaitu alat input langsung (online input device). Alat input langsung merupakan alat input yang langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya. Alat input tidak langsung adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya KTC (key-to-card), KTT (key-to-tape) dan KTD (key-to-disk). PROSES INPUT Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu : 1. Penangkapan data (data capture) Merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan bukti transaksi. 2. Penyiapan data (data preparation) Yaitu mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form, misalnya kartu plong, pita magnetik atau disk magnetik) 3. Pemasukan data (data entry) Merupakan proses membacakan atau memasukkan data ke dalam komputer. Contoh proses input : 7 Desain Sistem Secara Umum Gambar. Tiga tahapan utama proses input yang menggunakan alat input tidak langsung Gambar. Dua tahapan utama proses input yang menggunakan alat input langsung TIPE INPUT Input dapat dikelompokkan ke dalam : 1. Input ekstern (external input) Adalah input yang berasal dari luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian, kwitansi-kwitansi dari luar organisasi. 2. Input intern (internal input) Adalah input yang berasal dari dalam organisasi, seperti misalnya faktur penjualan, order penjualan dan lain sebagainya. Umumnya dokumen dasar yang akan didesain adalah dokumen dasar untuk data capture input intern. LANGKAH-LANGKAH DESAIN INPUT SECARA UMUM Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen dasar yang digunakan untuk menangkap data, kode-kode input yang digunakan dan bentuk dari tampilan input di alat input. Untuk tahap desain input secara umum, yang perlu 8 Desain Sistem Secara Umum dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu input-input yang akan didesain secara rinci tersebut. Langkah-langkah ini adalah sebagai berikut : 1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru Input yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke suatu proses dan bentuk tampilan input di alat input yang ditunjukkan oleh suatu proses memasukkan data. 2. Menentukan parameter dari input Setelah input-input yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter dari input selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi : - bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian di alat input (dialog layar terminal) - sumber input - jumlah tembusan untuk input berupa dokumen dasar dan distribusinya - alat input yang digunakan - volume input - periode input Desain Database Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacammacam di dalam suatu organisasi. Untuk tahap desain database secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh sistem informasi. File-file database yang dibutuhkan oleh sistem dapat dilihat pada desain model yang digambarkan dalam bentuk diagram arus data. Langkah-langkah desain database secara umum adalah sebagai berikut : 1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. 2. Menentukan parameter dari file database Setelah file-file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari file selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi : 9 Desain Sistem Secara Umum - tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara dan lain sebagainya - media file : hard disk, diskette atau pita magnetik - organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau file akses langsung) atau organisasi database (struktur berjenjang jaringan atau hubungan. - Field kunci dari file. Desain Kontrol Suatu sistem merupakan subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan, kecurangan-kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya. Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk tujuan mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan (kesalahankesalahan atau kecurangan-kecurangan). Pengendalian intern juga dapat digunakan untuk melacak kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi. Dalam pengembangan suatu sistem informasi, analis dan perancang sistem harus memikirkan pengendalian yang ada atau yang akan diterapkannya. Sistem informasi sebagai sistem yang terbuka (open system) tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yang bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan. Apabila sistem tersebut dilengkapi dengan suatu pengendalian yang berguna untuk mencegah atau menjaga hal-hal yang negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan hidupnya. Suatu sistem harus dapat melindungi dirinya sendiri. Pengendalian yang baik merupakan cara bagi suatu sistem informasi untuk melindungi dirinya dari halhal yang merugikan. Pengendalian dalam sistem informasi dapat dikategorikan lebih lanjut ke dalam pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control). PENGENDALIAN SECARA UMUM Pengendalian secara umum merupakan pengendalian diluar aplikasi pengolahan data yang terdiri dari : 1. Pengendalian organisasi Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas (segregatian of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibilities) yang tegas. 2. Pengendalian dokumentasi Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sebagai berikut : a. Mempelajari cara mengoperasikan sistem 10 Desain Sistem Secara Umum b. Sebagai bahan training c. Dasar pengembangan sistem lebih lanjut d. Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari e. Materi acuan bagi pemeriksa sistem Dokumentasi yang ada diantaranya dapat berupa : a. Dokumentasi prosedur Dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur pembuatan backup dan restore dan lain sebagainya. b. Dokumentasi sistem Menunjukkan bentuk dari sistem pengolahan data yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart) atau diagram arus data. c. Dokumentasi program Menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart) atau dalam bentuk tabel keputusan (decision table) atau dalam bentuk structured chart serta cetakan program. Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program. d. Dokumentasi operasi Berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna bagi operator. e. Dokumentasi data Berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi. Dokumentasi data dapat dalam bentuk kamus data. Dokumentasi data banyak dibutuhkan oleh Database Administrator dan pemeriksa sistem. 3. Pengendalian perangkat keras Pengendalian perangkat keras (hardware control) merupakan pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh pabrik pembuatnya. Pengendalian ini dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras (hardware mulfunction). Pengendalian perangkat keras dapat berupa pemeriksaan pariti (parity check), pemeriksaan gaung (echo check), pemeriksaan baca setelah rekam (read after write check), pemeriksaan baca ulang (dual read check), pemeriksaan validitas (validity check) dan pemeriksaan kesalahan lain-lain (miscellaneous errors check). 4. Pengendalian keamanan fisik Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia di dalam perusahaan. Bila 11 Desain Sistem Secara Umum pengendalian keamanan fisik tidak dilakukan secara mestinya, maka dapat mengakibatkan : - menurunnya operasi kegiatan - membahayakan sistem - hilangnya atau menurunnya pelayanan kepada langganan - hilangnya harta kekayaan milik perusahaan 5. Pengendalian keamanan data Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap data yang tersimpan di simpanan luar supaya tidak hilang, rusak dan tidak diakses oleh orang yang tidak berhak. Beberapa cara pengendalian telah banyak diterapkan untuk maksud ini, diantaranya : - dipergunakan data log - proteksi file - pembatasan pengaksesan (access restriction) - data backup dan recovery 6. Pengendalian komunikasi Jika sistem informasi menggunakan suatu network komunikasi untuk mentransmisikan data dari satu tempat ke tempat lain, analis sistem harus memikirkan pengendalian untuk ini. Pengendalian komunikasi dimaksudkan untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari data selama pengiriman data tersebut. Pengendalian ini ditujukan untuk menangani kesalahan transmisi dan keamanan data sewaktu transmisi. PENGENDALIAN APLIKASI Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang diterapkan selama proses pengolahan data berlangsung. Pengendalian aplikasi (application control) dapat dikategorikan ke dalam : 1. Pengendalian masukan (input control) Mempunyai tujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahannya. 2. Pengendalian pengolahan (processing control) Tujuan dari pengendalian pengolahan ini adalah untuk mencegah kesalahankesalahan yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data dimasukkan ke dalam komputer. Kesalahan pengolahan dapat terjadi karena program aplikasi yang digunakan untuk mengolah data mengandung kesalahan. 12 Desain Sistem Secara Umum 3. Pengendalian keluaran (output control) Keluaran (output) yang merupakan produk dari pengolahan data dapat disajikan dalam dua bentuk utama, yaitu dalam bentuk hard copy dan dalam bentuk soft copy. Dalam bentuk hard copy yang paling banyak dilakukan adalah berbentuk laporan yang dicetak menggunakan alat cetak (printer) dan dalam bentuk soft copy yang paling umum adalah berbentuk tampilan di layar terminal. Desain Teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan teknisi (humanware atau brainware). TEKNOLOGI PERANGKAT KERAS Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari : 1. Alat masukan Alat masukan (input device/input unit/ input equipment) adalah alat yang digunakan untuk menerima masukan data juga untuk memasukkan program. 2. Alat pemroses Adalah alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data yang dimasukkan lewat alat input yang hasilnya akan ditampilkan di alat output. Alat pemroses terdiri dari central processor unit (CPU) dan main memory. 3. Alat output Output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam : a. Tulisan, terdiri dari huruf, kata, angka, karakter khusus dan simbol-simbol lain b. Image, di dalam suatu bentuk grafik atau gambar c. Suara, dalam bentuk musik atau omongan d. Bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form), dalam bentuk simbol yang hanya dapat dibaca dan dimengerti komputer. 4. Simpanan luar. Simpanan luar dapat digolongkan ke dalam direct-access storage device (DSSD) atau alat simpanan pengaksesan langsung dan sequential-access storage device (SASD) atau alat simpanan pengaksesan urut. TEKNOLOGI PERANGKAT LUNAK Perangkat lunak dapat dikategorikan ke dalam : a. Perangkat lunak sistem operasi (operating system) Yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan dari sistem komputer 13 Desain Sistem Secara Umum b. Perangkat lunak bahasa (language sofware) Yaitu program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh komputer c. Perangkat lunak aplikasi (application software) Yaitu program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu. TEKNOLOGI KOMUNIKASI DATA Network adalah jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan sebuah atau lebih sistem komputer yang dihubungkan dengan jalur transmisi dan alat komunikasi membentuk satu sistem. Dengan network, komputer yang satu dapat menggunakan data di komputer yang lain, dapat mencetak laporan di printer komputer yang lain, dapat memberi berita ke komputer yang lain walaupun berlainan area. Dalam tahap desain teknologi secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi jenis dari teknologi yang dibutuhkan dan jumlahnya yang diperlukan oleh sistem informasi. a. Menentukan jenis teknologi untuk sistem baru Untuk teknologi perangkat keras, analis sitem harus menentukan terlebih dahulu peralatan apa yang akan digunakan di masing-masing proses dalam sistem informasi. Untuk perangkat lunak, analis sistem dapat menentukan terlebih dahulu jenis kebutuhan dari system software dan application software. b. Menentukan jumlah dari teknologi Untuk perangkat keras, jumlah dari teknologi dapat ditentukan darai waktu yang tersedia dan waktu standar masing-masing operasi yang akan menggunakan teknologi ini. Untuk perangkat lunak, jumlah dari teknologi ini dapat ditentukan dari jumlah perangkat keras yang dibutuhkan. Tekanan-tekanan Desain Tekanan-tekanan desain (design forces) adalah tekanan-tekanan (forces) yang harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengenai sasarannya. Supaya sukses, analis sistem harus mempertimbangkan design forces yang ada dan bagaimana tekanan-tekanan ini mempengaruhi proyek sistem informasi. Ambilah contoh desain suatu mobil sebagai analoginya. Semua mobil terdiri dari blok-blok bangunan yang sama, yaitu sebuah bodi mobil, interiornya, instrumen-instrumennya, kendali kemudi (kemudi, pedal rem, pedal gas dan lain sebagainya), roda-roda, gandar-gandar dan suatu mesin yang terbentuk dari suatu unit tenaga, sumber energi, transmisi-transmisi dan gear-gear. Akan tetapi karena adanya 14 Desain Sistem Secara Umum sejumlah tekanan-tekanan desain, bentuk dan isi dari blok-blok bangunan mobil ini telah berubah dari waktu ke waktu. Sebagai misalnya, pengendalian polusi, keamanan yang ditingkatkan dan pemakaian bahan bakar yang harus lebih hemat memaksa mobil untuk didesain kembali keseluruhannya. Beberapa industri mobil beberapa tahun yang lalu kurang memperhatikan pada pemenuhan selera pasar dan banyak yang merancang mobil yang tidak dapat diterima oleh konsumen. Setelah pabrikpabrik mobil ini berhenti merancang mobil tersebut dan mulai merancang kembali dengan memperhatikan design forces, mereka mendapatkan kembali jalur pemasarannya. Kesadaran akan design forces dan mengikutinya dengan pasti telah mengembalikan pabrik-pabrik mobil ini kepada operasi yang menguntungkan. Perancang sistem informasi juga harus memperhatikan sejumlah design forces yang mempengaruhi kerjanya, yaitu : Integrasi (integration) Sistem informasi harus didesain terpadu diantara unit-unit di dalam organisasi. Suatu sistem informasi yang ada di antara unit-unit organisasi atau departemendepartemen harus dapat berhubungan dan berkomunikasi dengan baik. Teknologi komunikasi data dapat diterapkan untuk maksud integrasi ini. Integrasi ini perlu, karena organisasi harus dipandang sebagai satu kesatuan unit sistem. Sasaran dari sistem informasi adalah untuk menyediakan informasi multilevel, cross-functional, tepat waktu, akurat, relevan kepada semua komponen organisasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang terpadu perlu dirancang di dalam organisasi. Database dan teknologi merupakan blok bangunan sistem informasi kunci untuk mencapai integrasi ini. Secara ideal, desain dari database harus menyimpan semua data yang ada dalam suatu simpanan yang tunggal untuk keperluan semua orang atau departemen yang mempunyai hak untuk mengaksesnya. Dengan kemampuan teknologi komunikasi yang sekarang ada, maka jumlah data yang besar yang berasal dari lokasi lokal atau lokasi jarak jauh dapat ditangkap, dimanipulasi dan ditransmisikan dengan cepat. Semua data ini kemudian dapat disimpan di database dalam direct access storage device (misalnya hard disk) yang dapat diakses lewat terminal-terminal baik di lokasi lokal atau lokasi jarak jauh tersebut. Elemen-elemen data ini secara logika telah terintegrasi dalam suatu database yang umum. Jalur pemakai/sistem (user/system interface) Sistem informasi berbasis komputer semakin melibatkan interaksi langsung antara manusia sebagai pemakai sistem dengan mesin. Elemen yang kritis dari desain sistem ini adalah jalur pemakai (user interface). Jalur ini terdiri dari layar terminal, keyboard, alat-alat lainnya, bahasa komputer dan cara-cara lain supaya user dapat bertukar input dan output dengan mesin. 15 Desain Sistem Secara Umum Terdapat beberapa pilihan untuk mendesain user interface dan pemilihan ini tergantung pada faktor-faktor semacam pengalaman serta tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh user. Terdapat beberapa pedoman untuk hal ini, yaitu sistem harus fleksibel, konsisten dan harus mudah dikontrol oleh user. Berikut ini merupakan elemen-elemen yang harus dipertimbangkan dalam desain untuk memenuhi user interface : 1. Query Secara query, pemakai sistem dapat mengakses data yang diperlukan untuk mendapatkan informasi walaupun tidak tersedia program aplikasinya. 2. Desain Layar Suatu desain layar yang baik harus jelas, tidak melompat-lompat dan tidak berisi dengan informasi yang tidak relevan. 3. Umpan balik Dalam sistem online, aspek yang penting dalam umpan balik (feed back) adalah waktu respon (response time), yaitu waktu antara saat user memasukkan data dengan respon yang diberikan oleh sistem. Masalah umum yang sering terjadi adalah response time yang lama, sehingga user menjadi jemu dan kehilangan konsentrasinya. Jika waktu respon melebihi 10 detik, suatu berita seharusnya ditampilkan secara periodik yang menunjukkan kepada user bahwa sistem sedang bekerja. Sebagai misalnya suatu sistem sedang melakukan perhitungan yang cukup lama, katakanlah 50 detik, maka sebaiknya ditampilkan berita “Tunggu sebentar, sedang memproses sekitar 50 detik”, sehingga user mengetahui bahwa sistem sedang bekerja dan tidak mengira bahwa sistem macet (hang). 4. Bantuan Pada waktu user sedang mengoperasikan sistem, seringkali mengalami kesulitan atau tidak mengetahui apa yang harus dikerjakan berikutnya. Desain sistem yang baik harus menyediakan cara bagaimana user dapat meminta bantuan kepada sistem untuk menjelaskan apa yang ingin diketahui oleh user. Context sensitive help merupakan bantuan yang sering banyak digunakan sekarang, yaitu sistem akan menampilkan bantuan bila diinginkan oleh user pada posisi-posisi tertentu di layar. 5. Pengendalian kesalahan Pengendalian kesalahan (control error) juga merupakan aspek yang penting dalam user interface. Desain sistem harus mempertimbangkan pengendalian kesalahan ini yang dapat berupa sebagai berikut : a. pencegahan kesalahan 16 Desain Sistem Secara Umum sedapat mungkin, sistem harus menyediakan instruksi yang jelas kepada user tentang apa yang harus dilakukan sehingga user tidak melakukan kesalahan yang seharusnya tidak perlu terjadi. Misalnya sistem dapat menampilkan instruksi “Nilai yang sah adalah diantara 1-25” pada waktu user memasukkan unit barang yang dijual. b. pendeteksian kesalahan jika suatu kesalahan terjadi, sistem harus dapat mengidentifikasikan kesalahannya dengan jelas dan dapat menampilkan berita kesalahan ini, seperti misalnya “Fatal error, sistem diberhentikan” atau berita “kode salah!!!”. c. pembetulan kesalahan jika suatu data yang dimasukkan salah sebelum data ini diolah, maka sistem harus dapat memberi kesempatan kepada user untuk dapat mengkoreksinya. Demikian juga bila data yang salah terlanjur direkamkan ke database, maka sistem juga harus dapat menyediakan cara untuk membetulkannya. 6. Desain workstation Banyak penelitian ergonomics (ergo = kerja, nomics = studi tentang, ergonomics = studi tentang kerja) yang berhubungan dengan menggunakan sistem komputer yang dihubungkan dengan aspek fisik semacam desain dari mebel, tata letak kantor, suara dan penerangan. Untuk desain workstation, beberapa hal perlu dipertimbangkan, yaitu mengenai ukuran, warna dan posisi tampilan di layar terminal, ukuran-ukuran dari mebel dan tata letak keyboard. Desain workstation ini akan mempengaruhi kenyamanan dan kelelahan dari kerja user. Tantangan-tantangan persaingan (competitive forces) Sekarang ini organisasi telah masuk kedalam era persaingan yang tajam. Organisasi yang ingin bertahan dan sekaligus berkembang di masa mendatang harus memikirkan persaingan ini. Informasi merupakan salah satu senjata yang dapat membantu organisasi untuk bersaing. Desain dari sistem informasi harus mempertimbangkan lingkungan-lingkungan persaingan (competitive environments) yang ada. Lingkungan-lingkungan persaingan ini dapat berupa manajemen, aneka ragam produk dan jasa, dan produktifitas. Sistem informasi harus dapat menyediakan informasi bagi manajemen untuk melakukan kegiatannnya. Aneka ragam produk dan jasa (product and service differentiation) dapat berupa inovasi baru, harga produk atau jasa, kualitas, garansi purna jual dan jasa-jasa lainnya. Sekarang ini banyak organisasi yang menggunakan sistem informasi untuk dapat menguasai aneka ragam dan jasa yang dibutuhkan oleh pasar. Organisasi yang tidak mengambil bagian dari adaptasi persaingan ini akan tertinggal oleh pesaing17 Desain Sistem Secara Umum pesaingnya. Sebagai contohnya adalah organisasi bank. Desain sistem informasi untuk organisasi ini harus memikirkan aneka ragam jasa yang dapat diterapkan, misalnya apakah perlu dipergunakan ATM sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih memuaskan kepada para nasabahnya untuk memenangkan persaingan. Sistem informasi juga harus dapat membantu dalam hal produktivitas organisasi baik produktivitas bagi manajemennya dan produktivitas bagi para pekerja lainnya. Dengan sistem informasi, produktivitas manajemen dapat ditingkatkan, misalnya dengan menyediakan cara penjadwalan yang lebih baik, pengurangan kerja-kerja teknis dan ketidak-efisienan lainnya. Produktivitas ulang laporan-laporan secara manual kembali, bagi personil-personil akuntansi dapat lebih produktif dengan menggunakan komputer dan lain sebagainya. Kualitas dan kegunaan informasi (information quality and usability) Sistem informasi harus dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu tepat pada waktunya (timely), tepat nilainya (accurate) dan relevan (relevance). Untuk dapat menghasilkan hal ini, maka informasi tersebut haruslah berguna bagi yang akan memakainya. Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems requirements) Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems requirements) yang harus diperhatikan dalam mendesain sistem informasi adalah : a. Keandalan (reliability) Menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan untuk melakukan suatu proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan. b. Ketersediaan (availability) Berarti bahwa sistem mudah diakses oleh user c. Keluwesan (flexibility) Menunjukkan bahwa sistem mudah beradaptasi dengan memuaskan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan user yang berubah. d. Skedul instalasi (installation schedule) Terdiri dari periode waktu antara saat organisasi sadar untuk membutuhkan dan saat sistem informasi ini diterapkan. Selama waktu ini, analis sistem harus dapat mendesain sistem terbaik dalam batas waktu yang dibutuhkan. e. Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan (life expectancy and growth potential) 18 Desain Sistem Secara Umum Beberapa sistem tidak mempunyai umur yang diperkirakan, karena pada saat diterapkan sistem ini sudah usang. Seringkali juga sistem telah berhasil di instalasi dan berjalan dengan baik, tetapi karena sistem tidak mempunyai potensi untuk bertumbuh, maka sistem juga akan lekas usang. Sistem harus didesain sesuai dengan yang dikehendaki oleh pemakai sistem, misalnya dikehendaki umur sistem harus paling sedikit 5 tahun dan mampu bertumbuh bila terjadi perubahanperubahan yang cukup signifikan. f. Kemudahan dipelihara (maintainability) Setelah sistem diterapkan, maka sistem harus dipelihara (misalnya hal-hal yang tidak berfungsi harus dikoreksi, permintaan-permintaan khusus harus dipertemukan dan peningkatan-peningkatan sistem secara umum harus dilakukan). Kemudahan sistem untuk dirawat tergantung dari desainnya. Untuk mudah dirawat, desain harus menggunakan nama data dan bahasa pemrograman yang standar, pemrograman terstruktur dan moduler, konfigurasi sistem yang standar dan dokumentasi standar yang lengkap. Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data processing requirements) Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data processing requirements) berhubungan dengan pekerjaan sistem secara terinci dan dapat terdiri sebagai berikut ini : a. Volume Volume menunjukkan volume data yang terlibat dalam pengolahan data. Volume menunjukkan jumlah dari data yang harus diproses dalam satu periode waktu tertentu. Untuk menghitung jumlah dari volume dapat dilakukan lewat banyaknya transaksi yang terjadi. Pengukuran lain dari volume dapat dilihat dari banyaknya suatu fungsi pengolahan harus dilakukan, misalnya suatu fungsi harus mengupdate 5 file serentak dengan jumlah record-nya sebanyak 100 record. b. Hambatan waktu pengolahan Hambatan waktu pengolahan menunjukkan jumlah dari waktu yang diijinkan atau yang dapat diterima saat data siap diproses sampai informasi dihasilkan. c. Permintaan perhitungan Permintaan perhitungan merupakan model-model matematik yang harus diterapkan (misalnya pemrograman linier) sehingga informasi dapat dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan oleh user. 19 Desain Sistem Secara Umum Faktor-faktor organisasi (organizational factors) Terdapat lima buah faktor organisasi yang harus dipertimbangkan dalam desain sistem, yaitu : 1. Sifat organisasi Kebutuhan informasi untuk suatu organisasi dengan organisasi yang lainnya berbeda. Misalnya perusahaan real estate, perusahaan asuransi, atau perusahaan tansportasi berbeda dengan perusahaan manufaktur dalam bentuk informasi yang dibutuhkan. Demikian juga dengan perusahaan perdagangan besar dengan perdagangan eceran juga berbeda kebutuhan informasinya. Oleh karena itu, untuk mengidentifikasikan dan memahami kebutuhan informasi bagi suatu organisasi yang tertentu, pertama kali yang perlu dipahami adalah sifat organisasi tersebut. 2. Tipe organisasi Tipe organisasi dapat dikategorikan sebagai berikut ini : - organisasi fungsional, yaitu setiap manajer bertanggungjawab untuk area fungsi tertentu, semacam produksi, pemasaran, personalia atau keuangan. - Organisasi divisional, yaitu tiap-tiap manajer divisi bertanggungjawab terhadp semua fungsi dalam divisinya - Organisasi matrik, yaitu beberapa manajer mempunyai tanggungjawab bersama terhadap suatu fungsi dan suatu proyek atau program kerja Untuk masing-masing tipe organisasi ini, satu dengan yang lainnya kebutuhan informasinya juga berbeda. 3. Ukuran organisasi Ukuran dari organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Semakin besar organisasi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan. 4. Struktur organisasi Struktur internal organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Sebagai misalnya, tanggungjawab terhadap manajemen persediaan dapat berada pada tanggungjawab departemen produksi di suatu organisasi atau dapat berada pada tanggungjawab departemen pembelian di organisasi lainnya. Dari struktur organisasinya, maka dapat ditentukan departemen mana yang membutuhkan informasi persediaan ini, apakah departemen produksi atau departemen pembelian. Departemen produksi biasanya lebih membutuhkan informasi mengenai ketersediaan persediaan, perputaran persediaan dan kualitasnya, sedang departemen pembelian lebih membutuhkan informasi mengenai harga persediaan dan informasi tentang pemasok. Pengendalian mutu sebagai contoh yang lainnya untuk suatu organisasi dapat berupa tanggungjawab departemen produksi, tetapi untuk organisasi lainnya dapat berada pada tanggungawab departemen yang terpisah. 20 Desain Sistem Secara Umum 5. Gaya manajemen (management style) Gaya manajemen juga mempunyai pengaruh terhadap bentuk dari sistem informasi. Gaya manajemen yang otokratik (autocratic) lebih senang dengan sistem informasi yang terpusat (centralized), sedang gaya manajemen yang demokratik (democratic), lebih senang pada sistem informasi yang tersebar (decentralized). Kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas (cost-effectiveness requirements) Jika membeli suatu encyclopedias atau misalnya membeli buku ini, maka yang dibeli tidak hanya sekadar bukunya saja, tetapi adalah informasi yang terkandung di dalamnya. Suatu sistem informasi dikembangkan dengan biaya yang tidak sedikit. Suatu organisasi mengembangkan sistem informasi bukan hanya menginginkan mendapatkan fisik dari sistem informasi itu saja, tetapi lebih dari itu yaitu informasi yang dihasilkan darinya. Dengan demikian desain sistem informasi perlu dipertimbangkan antara biaya untuk memperolehnya dengan manfaat informasi yang dihasilkan. Faktor-faktor manusia (human factors) Analis sistem harus mencoba untuk dapat mendesain sistem yang dapat diterima oleh semua pemakainya, tidak hanya satu atau dua orang pemakai saj. Untuk maksud ini, sistem informasi harus dapat bersahabat dengan semua pemakainya, tidak sebaliknya menyulitkan pemakai. Perlu diingat bahwa pada awalnya tidak semua manusia dalam organisasi tertarik dan mendukung pengembangan sistem informasi. Sistem informasi yang didesain dengan memperhatikan faktor-faktor manusianya akan didapatkan sistem informasi dengan user interface yang baik dan dapat meningkatkan produktivitas pemakainya. Kebutuhan-kebutuhan kelayakan (feasibility requirements) Lima macam kelayakan harus tetap diperhitungkan dalam desain sistem informasi. Lima macam kelayakan ini adalah kelayakan teknik (technical feasibility), kelayakan ekonomi (economic feasibility), kelayakan hukum (law feasibility atau legal feasibility), kelayakan operasi (operatioanl feasibility), dan kelayakan skedul (schedule feasibility). Walaupun kelayakan-kelayakan ini telah dinilai pada tahap perencanaan sistem, tetap dalam tahap desain sistem juga harus dipertimbangkan kembali, karena kemungkinan apa yang direncanakan di tahap perencanaan sistem mungkin di tahap desain sistem mengalami perubahan-perubahan. 21 Desain Sistem Secara Umum EVALUASI 1. Jelaskan arti dari desain sistem ! 2. Jelaskan maksud dan tujuan dari desain sistem ! 3. Jelaskan tujuan dari desain sistem secara umum ! 4. Langkah-langkah apa saja yang dapat dilakukan pada saat desain output secara umum ? jelaskan ! 5. Sebutkan dan jelaskan tahapan-tahapan proses dari input ! 6. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah desain input secara umum ! 7. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah desain database secara umum ! 8. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah desain teknologi secara umum ! 9. Jelaskan secara singkat jenis-jenis pengendalian secara umum ! 10. Jelaskan secara singkat tekanan-tekanan desain yang nantinya mempengaruhi kerja sistem apabila telah selesai ! DAFTAR PUSTAKA 1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company, 1992. 2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990. 3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979 4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall, 1988 5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall, 1991 6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979 1 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram MODUL 4 PENDEKATAN PERANCANGAN TERSTRUKTUR DAN DATA FLOW DIAGRAM 1. Konsep Perancangan Terstruktur Karena banyak terjadi permasalahan-permasalahan di pendekatan klasik, maka kebutuhan akan pendekatan pengembangan sistem yang lebih baik mulai terasa dibutuhkan. Sayangnya sampai sekarang masih banyak orang yang tidak menyadari bahwa hanya dengan mengikuti tahapan di life cycle saja tidak akan membuat pengembangan sistem informasi menjadi berhasil. Oleh karena itu diperlukan suatu pendekatan pengembangan sistem yang baru yang dilengkapi dengan beberapa alat dan teknik supaya membuatnya berhasil. Pendekatan ini yang dimulai dari awal tahun 1970 disebut dengan pendekatan terstruktur (structured approach). Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. MATERI 1. Konsep Perancangan Terstruktur 2. Data Flow Diagram (DFD) 2.1 Komponen DFD 2.2 Bentuk DFD 2.3 Syarat Pembuatan TUJUAN INSTRUKSI UMUM Memahami Konsep Pendekatan Perancangan Terstruktur dengan Salah Satu Alat Bantunya DFD, serta Dapat Menggunakan DFD Secara Tepat TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS 1. Mahasiswa mengetahui konsep DFD serta bagaimana cara menggunakannya 2. Mahasiswa dapat menentukan kapan menggunakan secara tepat berdasarkan kelebihan dan kekurangan DFD 3. Mahasiswa diharapkan dapat membuat model sistem yang akan mereka kembangkan dengan DFD 2 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh dari konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan-permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggaran biaya pengembangannya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan). Salah satu tools dan teknik dalam pengembangan sistem terstruktur adalah menggunakan DFD (Data Flow Diagram = Diagram Arus Data, DAD). 2. Data Flow Diagram (DFD) Ide dari suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal yang baru. Pada tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algorima program dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. E. Yourdan dan L. L. Constantine juga menggunakan notasi simbol ini untuk menggambarkan arus data dalam perancangan program. G.E. Whitehouse tahun 1973 juga menggunakan notasi semacam ini untuk membuat model-model sistem matematika. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson. Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram, DFD). DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. 3 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram Komponen DFD Beberapa komponen atau simbol yang digunakan DFD untuk maksu mewakili : 1. external entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem) 2. data flow (arus data) 3. process (proses) 4. data store (simpanan data) KESATUAN LUAR Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar ini kebanyakan adalah salah satu dari berikut ini : a. Suatu kantor, departemen, atau divisi dalam perusahaan teatpi di luar sistem yang sedang dikembangkan b. Orang atau sekelompok orang di organisasis tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan c. Suatu organisasi atau orang uang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok d. Sistem infromasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan e. Sumber asli dari suatu transaksi f. Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal, juga dapat diberi identifikasi dengan huruf kecil di ujung kiri atas sehingga berbentu sebagai berikut : a Langganan b Akuntansi c Pemasok d Gudang 4 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram ARUS DATA Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini : a. Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem d. Masukan untuk komputer e. Komunikasi ucapan f. Surat-surat atau memo g. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya. a Langganan 1 Proses Order Langganan order langganan Gambar. arus data yang mengalir dari kesatuan luar Langganan ke Proses Order Langganan adalah dengan nama order langganan Di dalam menggambar arus data di DFD perlu diperhatikan beberapa konsep penggambarannya sebagai berikut : 1. Konsep paket dari data (packet of data) Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama ke tujuan yang sama, maka harus dianggap sebagai suatu arus data yang tunggal. Mengapa ? karena dua atau lebih data tersebut mengalir bersama-sama sebagai suatu paket. Data yang mengalir bersama-sama harus ditunjukkan sebagai satu arus data, walaupun misalnya terdiri dari beberapa dokumen. Contoh penggambaran arus data yang tidak benar 5 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram a Langganan 1 Proses Order Langganan order langganan pembayaran Gambar. arus data yang salah, karena dua buah data yang mengalir bersama harus ditunjukkan sebagai arus data yang tunggal Dua buah arus data ini, yaitu order langganan dan pembayaran harus ditunjukkan sebagai arus data yang tunggal, yaitu sebagai arus data order langganan dan pembayaran sebagai berikut ini a Langganan 1 Proses Order Langganan order langganan dan pembayaran Gambar. arus data yang benar, karena dua buah data yang mengalir bersama ditunjukkan sebagai arus data yang tunggal. Bila dua buah data ini akan ditangani oleh dua proses yang berlainan, berarti mempunyai tujuan yang berbeda, walaupun sumbernya sama, maka dapat digambarkan sebagai berikut ini : a Langganan 1 Proses Order Langganan order langganan 2 Proses penerimaan kas pembayaran 2. Konsep arus data menyebar (diverging data flow) Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data yang sama dari sumber yang sama ke tujuan yang berbeda. 6 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram b Gudang 2 Proses pembuatan faktur 1 Proses penerimaan kas 3 Proses verifikasi kredit order penjualan tembusan kredit tembusan jurnal tembusan permintaan barang Pada gambar terlihat bahwa arus data order penjualan mempunyai sebanyak 3 tembusan, yaitu tembusan untuk jurnal yang mengalir ke proses pembuatan faktur, tembusan permintaan barang yang mengalir ke kesatuan luar gudang dan tembusan kredit yang mengalir ke proses verifikasi kredit. Konsep arus data yang menyebar ini menunjukkan bahwa arus data tembusan jurnal, tembusan permintaan barang dan tembusan kredit merupakan arus data yang mempunyai struktur elemen yang sama, karena merupakan hasil dari tembusan arus data order penjualan. 3. Konsep arus data mengumpul (converging data flow) Arus data yang mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda dari sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama 1 Proses pembuatan faktur 2 Pembuatan slip pengepakan a Langganan faktur slip pengepakan pengiriman 7 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram Arus data pengiriman merupakan hasil dari gabungan arus data faktur dan slip pengepakan. Arus data mengumpul ini jarang dibuat di DFD dan sebagai penggantinya dapat digambarkan sebagai berikut ini 1 Proses pembuatan faktur 2 Pembuatan slip pengepakan a Langganan faktur slip pengepakan 4. Konsep sumber dan tujuan arus data Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke suatu proses (dapat salah satu atau kedua-duanya, yaitu berasal dari suatu proses menuju ke bukan suatu proses atau berasal dari bukan suatu proses tetapi menuju ke suatu proses atau berasal dari suatu proses dan menuju ke suatu proses). Konsep ini penting karena arus data adalah salah satu dari hasil suatu proses atau akan digunakan untuk melakukan suatu proses. PROSES Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD), proses yang dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer, sedang untuk logical data flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul : identifikasi nama proses identifikasi nama proses atau Gambar. Notasi proses di DFD Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi berikut ini : 8 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram 1. Identifikasi proses Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas di simbol proses. 2. Nama proses Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari proses harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari proses biasanya berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja (misalnya menghitung, membuat, membandingkan, memverifikasi, mempersiapkan, merekam dan lain sebagainya). Nama dari proses diletakkan di bawah identifikasi proses di simbol proses. 3. Pemroses Untuk PDFD yang menunjukkan proses tidak hanya proses dari komputer, tetapi juga proses manual, seperti proses yang dilakukan oleh orang, mesin dan lain sebagainya, maka pemroses harus ditunjukkan. Pemroses ini menunjukkan siapa atau dimana suatu proses dilakukan. Untuk LDFD yang prosesnya hanya menunjukkan proses komputer saja, maka pemroses dapat tidak disebutkan. Untuk LDFD bila pemroses akan disebutkan dapat juga untuk menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya. Keterangan pemroses ini di simbol proses dapat dituliskan dibawah nama proses sebagai berikut : Membuat faktur Komputer 1 identifikasi proses nama proses pemroses Gambar. Penjelasan di simbol proses Suatu proses terjadi karena adanya arus data yang masuk dan hasil dari proses adalah juga merupakan arus data lain yang mengalir. Berikut ini adalah berbagai kemungkinan arus data dalam suatu proses a. Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah arus data 9 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram Hitung gaji Personalia 2 kartu jam kerja daftar gaji b. Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan menghasilkan sebuah arus data Hitung gaji Personalia 2 kartu jam kerja daftar gaji tingkat upah c. Suatu proses yang menerima satu arus data dan menghasilkan lebihdari sebuah arus data 2 Membuat laporan piutang rincian piutang laporan umur piutang laporan piutang ditagih suatu proses harus menerima arus data dan menghasilkan arus data. Berikut ini merupakan suatu proses yang salah : 10 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram a Langganan b Akuntansi Langganan 1 Memverifikasi kredit langganan 2 Membuat order penjualan order penjualan order disetujui order penjualan dimanakah letak kesalahannya ? umumnya kesalahan proses di DFD adalah sebagai berikut : 1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk kedalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam yang dalam sekali. Kesalahan lubang hitam tampak pada proses nomor 1. 2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input dan kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena secara ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input. Proses nomor 2 merupakan kesalahan jenis ini. SIMPANAN DATA Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut ini : a. Suatu file atau database di sistem komputer b. Suatu arsip atau catatan manual c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang d. Suatu tabel acuan manual e. Suatu agenda atau buku Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya nama data store media Gambar. Simbol dari simpanan data di DFD Nama dari data store menunjukkan nama dari filenya, misalnya file langganan, file hutang, file arsip faktur dan lain sebagainya. Untuk PDFD, supaya memperjelas simpanan data ini, penjelasan mengenai media dari simpanan data perlu dicantumkan seperti misalnya buku atau arsip, atau suatu kotak dan lain sebagainya. Sedang untuk 11 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram LDFD, penjelasan ini dapat digunakan untuk identifikasi dari simpanan data yang berguna sebagai acuan dalam merancang database. buku besar D5 Gambar. Simpanan data yang menunjukkan file buku besar dengan nomor acuan D5 Di dalam penggambaran simpanan data di DFD perlu diperhatikan beberapa hal, sebagai berikut : 1. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang menggunakan atau merubah data di simpanan data adlah suatu proses. piutang dagang penjualan D1 D2 Gambar. Penggambaran yang salah, karena simpanan data tidak dapat menggunakan data di simpanan data yang lain a Langganan piutang dagang D2 Gambar. Penggambaran yang juga salah, karena tidak jelas data di simpanan data piutang dagang akan digunakan untuk apa oleh kesatuan luar langganan 2. Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan proses update terhadap data yang tersimpan di simpanan data. Update dapat berupa proses : a. menambah atau menyimpankan record baru atau dokumen baru ke dalam simpanan data b. menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data c. merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada di simpanan data 3. Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data. Untuk media simpanan data berupa simpanan luar komputer (disk atau tape) berarti membaca 12 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram data dari suatu record di file sedang untuk simpanan data berupa media manual berarti mengambil suatu formulir atau dokumen untuk dilihat isinya dari suatu simpanan data. 4. Untuk suatu porses yang melakukan kedua-duanya, yaitu menggunakan dan update simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran sebagai berikut ini a. Menggunakan sebuah garis dengan panah mengarah kedua arah yang berlawanan dari simpanan data sebagai berikut 1 Memeriksa dan merubah data barang persediaan barang D1 penjualan b. Menggunakan arus data yang terpisah sebagai berikut : 1 Memeriksa dan merubah data barang persediaan barang D1 status barang penjualan Untuk menghindari garis arus data yang saling berpotongan sehingga membuat gambar di DFD menjadi ruwet, maka simpanan data atau kesatuan luar dapat digambar lebih dari sebuah. Misalnya DFD sebagai berikut : 13 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram Supaya gambar dari DFD tidak ruwet karena banyaknya garis arus data yang saling berpotongan, maka kesatuan luar dan simpanan data dapat digambarkan lebih dari sebuah. Duplikasi dari kesatuan luar dapat diidentifikasikan dengan suatu garis miring (/) atau dengan asterik (*). Sedang duplikasi dari simpanan data dapat diidentifikasi dengan garis vertikal (|) atau dengan asterik (*). Gambar. Duplikasi kesatuan luar 14 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram Gambar. Duplikasi simpanan data Dengan menggambarkan ulang kesatuan luar dan simpanan data lebih dari sebuah, maka garis-garis arus data yang berpotongan dapat dihindari, sehingga DFD akan tampak tidak terlalu ruwet, seperti sebagai berikut ini : 15 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram Bentuk DFD Terdapat 2 bentuk DFD, yaitu DFD fisik (Physical Data Flow Diagram) dan DFD logika (Logical Data Flow Diagram). DFD fisik lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan sedang DFD logika lebih menekankan proses-proses apa yang terdapat di sistem. PHYSICAL DATA FLOW DIAGRAM (PDFD) PDFD lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem yang lama). Penekanan dari PDFD adalah bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan (dengan cara apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses-proses manual. Dengan menggunakan PDFD, bagaimana proses sistem yang ada akan lebih dapat digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakai sistem, sehingga analis sistem akan dapat memperoleh gambaran yang jelas bagaimana sistem tersebut bekerja. Untuk memperoleh gambaran bagaimana sistem yang ada diterapkan, PDFD harus memuat sebagai berikut : 1. Proses-proses manual juga digambarkan 2. Nama dari arus data harus menunjukkan fakta penerapannya semacam nomor formulir dan medianya (misalnya telpon atau surat). Nama arus data mungkin juga menerangkan tentang waktu mengalirnya (misalnya harian atau mingguan). Dengan kata lain, nama dari arus data harus memuat keterangan yang cukup terinci untuk menunjukkan bagaimana pemakai sistem memahami kerja dari sistem. 3. Simpanan data dapat menunjukkan simpanan non komputer, misalnya kotak in/out yang berfngsi sebagai buffer dari proses serentak yang beroperasi dengan kecepatan berbeda, sehingga ada sebuah data yang harus menunggu di buffer. 4. Nama dari simpanan data harus menunjukkan tipe penerapannya apakah secara manual atau komputerisasi. Secara manual misalnya dapat menunjukkan buku catatan, meja pekerja atau kotak in/out. Sedang secara komputerisasi misalnya menunjukkan file urut, file ISAM, file database dan lain sebagainya. 5. Proses harus menunjukkan nama dari pemroses (processor), yaitu orang, departemen, sistem komputer atau nama program komputer yang mengeksekusi proses tersebut. LOGICAL DATA FLOW DIAGRAM (LDFD) LDFD lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). LDFD tidak menekankan pada bagaimana sistem diterapkan, tetapi penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu 16 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram proses-proses apa secara logika yang dibutuhkan oleh sistem. Karena sistem yang diusulkan belum tentu diterima oleh pemakai sistem dan biasanya sistem yang diusulkan terdiri dari beberapa alternatif, maka penggambaran sistem secara logika terlebih dahulu tanpa berkepentingan dengan penerapannya secara fisik akan lebih mengena dan menghemat waktu penggambarannya dibandingkan dengan PDFD. Untuk sistem komputerisasi, penggambaran LDFD yang hanya menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses secara komputer saja. Syarat Pembuatan Pedoman bagaimana menggambar DFD baik PDFD ataupun LDFD adalah sebagai berikut ini : 1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entity) yang terlibat di sistem. Kesatuan luar ini merupakan kesatuan (entity) di luar sistem, karena di luar bagian pengolahan data (sistem informasi). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data ke sistem informasi serta tujuan penerima arus data hasil dari proses sistem informasi, shingga merupakan kesatuan di luar sistem informasi. 2. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar. Kesatuan luar Input Output Langganan Bagian gudang Bagian pengiriman Manajer kredit Order langganan - Tembusan jurnal - - Tembusan permintaan persedian Faktur, tembusan kredit dan tembusan jurnal Status piutang 3. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram). DFD merupakan alat untuk structured analysis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (disebut dengan top level) dan memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih terinci (disebut dengan lower level). DFD yang pertama kali digambar adalah level teratas (top level) dan diagram ini disebut context diagram. Dari context diagram ini kemudian akan digambar dengan lebih terinci lagi yang disebut dengan overview diagram (level 0). Tiaptiap proses di overview diagram akan digambar secara lebih terinci lagi dan disebut dengan level 1. Tiap-tiap proses di level 1 akan digambar kembali dengan 17 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram lebih terinci lagi dan disebut dengan level 2 dan seterusnya sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi. 18 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram PERBEDAAN DFD DENGAN BAGAN ALIR DFD sangat berbeda dengan bagan alir (flow-chart). Perbedaannya adalah sebagai berikut : 1. proses di DFD dapat beroperasi secara paralel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan serentak. Hal ini merupakan kelebihan DFD dibandingkan dengan bagan alir yang cenderung hanya menunjukkan proses yang urut. Kenyataannya kegiatan-kegiatan proses dapat dilakukan secara tidak urut, yaitu secara paralel atau serentak, sehingga DFD dapat menggambarkan proses semacam ini dengan lebih mengena. 2. DFD lebih menunjukkan arus data di suatu sistem, sedang bagan alir sistem lebih menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih menunjukkan arus dari algoritma. 3. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop) dan proses keputusan (decision), sedang bagan alir menunjukkannya. KETERBATASAN DFD Walaupun DFD mempunyai kebaikan-kebaikan, yaitu dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah menjadi level lebih rendah (decomposition), dapat menunjukkan arus data di sistem, dapat menggambarkan proses paralel di sistem, dapat menunjukkan simpanan data, dapat menunjukkan kesatuan luar, tetapi DFD juga mempunyai keterbatasan. Keterbatasan DFD adalah sebagai berikut : 1. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop) 2. DFD tidak menunjukkan proses keputusan (decision) 3. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan A. Ziya Aktas memberikan pemecahan untuk keterbatasas DFD ini, yaitu dengan menambahkan penggunaan operational operator (operator hubungan), sehingga kemampuan DFD dapat lebih ditingkatkan. Operator hubungan ini adalah : 19 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram EVALUASI 1. Jelaskan definisi dari simbol-simbol yang digunakan di DFD disertai dengan notasi-notasi yang mewakilinya ! 2. Jelaskan perbedaan utama antara DFD fisik dengan DFD Logika ! 3. Jelaskan hal-hal apa saja yang harus dilakukan ketika menggambar DFD ! 4. Apa yang menjadi perbedaan antara DFD dengan bagan alir (flow-chart) ? jelaskan ! 5. Apa saja keterbatasan-keterbatasan dari DFD ! 6. Sebagai latihan buatlah DFD sistem administrasi penerimaan siswa baru di unit anda ! 20 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram DAFTAR PUSTAKA 1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company, 1992. 2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990. 3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979 4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall, 1988 5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall, 1991 6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979 7. A. Ziya Aktas, Structured Analysis & Design of Information Systems, NJ: Prentice Hall, 1987, hal. 65 1 Flow Chart MODUL 5 KAMUS DATA Pendahuluan Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan KD, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. KD dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, merancang laporau-laporan dan database. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di KD. Gambar berikut ini menunjukkan hubungam antara DFD dengan KD. MATERI 1. Pendahuluan 2. Isi Kamus Data 3. Mendefinisikan Struktur Data 4. Sistem Kamus Data Komersial TUJUAN INSTRUKSI UMUM Memahami Konsep Kamus Data dan Dapat Menggunakan Kamus Data Secara Tepat dan Benar TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS 1. Mahasiswa mengetahui konsep dasar Kamus Data dan Isi Kamus Data 2. Mahasiswa diharapkan dapat menggunakan masing-masing Kamus Data dan Struktur Data sesuai dengan sistem yang sedang mereka kembangkan 2 Flow Chart Isi Kamus Data Apa yang perlu dicatat di kamus data? KD harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka KD harus memuat hal-hal berikut ini. 1. Nama arus data. Karena KD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di KD, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di KD. 2. Alias Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk 3 Flow Chart orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan.sebagai faktur, sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Balk faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda. 3. Bentuk data. Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir : - dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di suatu dokumen atau formulir; - hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer; - hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan bleb proses penerimanya; - hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya berbentuk suatu variabel; - dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa suatu field (item data). Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa: dokumen dasar atau formulir; dokumen hasil cetakan computer laporan terecetak; tampilan di layar monitor; variabel; parameter; field. Bentuk dari data ini perlu dicatat di KD, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan KD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan di layar monitor akan digunakan juga untuk merancang tampilan layar yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan variabel akan digunakan untuk merancang proses dari program. KD yang mencatat data yang mengalir dalam 4 Flow Chart bentuk dokumen, formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel dan field akan digunakan untuk merancang database. 4. Arus data. Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di KD supaya memudahkan mencari arus data ini di DFD. 5. Penjelasan. Untuk lebih memperjelas lagi tentang Anakna dari arus data yang dicatat di KD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan ten-tang arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang. 6. Periode. Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 7. Volume Volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output. 8. Struktur data. Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item data apa raja. Contoh: KD untuk arus data TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN dapat dibuat dari DFD sebagai berikut: J 5 Flow Chart 6 Flow Chart Mendefinisikan Struktur Data Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Nama dari item data saja yang dicatat di KD tidaklah cukup, masih diperlukan informasi lainnya dari struktur data tersebut, seperti misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat optional (dapat ada dan dapat tidak ada). Biasanya untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di KD dipergunakan notasinotasi sebagai berikut ini : Contoh dari penggunaan notasi ini misalnya adalah arus data LANGGANAN yang mempunyai struktur data yang dapat ditulis sebagai berikut: LANGGANAN terdiri dari: KODE LANGGANAN NAMA LANGGANAN = NAMA KECIL + (NAMA KELUARGA) ALAMAT = JALAN + KOTA + KODE POS (TELP) PENGECER GROSIR BATAS KREDIT *jumlah kredit maksimum yang diijinkan JUMLAH PIUTANG 7 Flow Chart Dari struktur data ini dapat diartikan bahwa arus data LANGGANAN mempunyai elemen-elemen data KODE LANGGANAN, NAMA LANGGANAN yang terdiri dari NAMA KECIL dan NAMA KELUARGA (optional, dapat ada dan dapat tidak ada), ALAMAT yang terdiri dari JALAN, KOTA dan KODE POS, TELP (optional), jenis langganan apakah salah satu dari PENGECER atau GROSIR, BATAS KREDIT yang menunjukkan jumlah kredit maksimum yang diijinkan dan JUMLAH PIUTANG. Walaupun notasi untuk menggambarkan suatu struktur data ini cukup popular dan banyak dibahas di buku-buku dan cukup mudah bagi analis sistcm, Tetapi kenyataannya notasi ini tidaklah begitu mudah bagi pemakai sistem untuk memahaminya. Kekurangan lainnya dari penggunaan notasi ini adalah tidak menjelaskan tipe dari item datanya (apakah numerik, alphanumerik, alphabetik, logical dan lain sebagainya), tidak menjelaskan lebar dari datanya (maksimum berapa digit atau berapa karakter) serta tidak menjelaskan jangkauan nilai data yang diijinkan. Keterangan-keterangan ini sangat perlu dalam tahap perancangan sistem, terutama dalam perancangan database. Untuk mengatasi kekurangankekurangan ini, maka Anda dapat menggunakan formulir berikut ini dalam membuat kamus data : 8 Flow Chart Penjelasan kolom-kolom untuk mencatat struktur data di formulir kamus data adalah sebagai berikut ini. 1. Kolom level. Kolom level ini dapat diisi dengan tingkat dari item data. Jika Anda menggunakan bahasa COBOL, maka kolom level dapat membantu untuk mendefinisikan data di DATA DIVISION sebagai berikut: DATA DIVISION. WORKINGSTORAGE SECTION. 01 LANGGANAN. 02 KODE-LANGGANAN Plc x(5). 02 NAMA-LANGGANAN. 03 NAMA-KECIL PIC X(20). 03 NAMA-KELUARGA PIC X(20). 02 ALAMAT. 03 JALAN PIC X(25). 03 KOTA PIC X(15). 03 KODE-POS PIC X(6). 02 TELP PIC X(10). 02 TIPE-LANGGANAN PIC X VALUE SPACE. 88 PENGECER VALUE 88 GROSIR VALUE 02 BATAS-KREDIT PIC 9(7)V99. 02 JUMLAH-PIUTANG PIC 9(7)V99. 2. Kolom nama item data. KD juga digunakan untuk perancangan file database, sehingga nama-nama item data di KD sebaiknya juga dipersiapkan untuk nama-nama item data di file database. Bila digunakan DBMS atau bahasa pemograman yang lain, maka nama item data ini juga sebaiknya disesuaikan dengan aturan dari DBMS atau bahasa yang akan dipergunakan. Nama item data (field) untuk beberapa DBMS mempunyai aturan penulisan tersendiri. Sebagai misalnya, DBMS yang digunakan adalah dBASE IV atau FoxBase+ di komputer mikro IBM PC, aturan dari nama item data ini adalah: - panjangnya maksimum 10 karakter; - karakter pertama harus berupa huruf; - tidak boleh mengandung karakter khusus termasuk spasi, kecuali karakter khusus underscore (_). - tidak sama dengan reserved word. 3. Elemen data yang beriterasi dapat digunakan notasi N{ }M sebagai berikut: ,,,tint_ Iota 9 Flow Chart KODEBRG NAMABRG 1 UNITJUAL 10 HARGASAT TOTALHRG Iterasi ini menunjukkan bahwa elemen-elemen data di dalam kurung brace dapat terjadi minimum 1 kali dan maksimum 10 kali. Untuk arus data TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN ini, iterasi ini menunjukkan banyaknya macam barang yang dijual untuk tiap order penjualan. 4. Kolom tipe. Tipe dari elemen data dapat berupa C,N,D,L dan lain sebagainya. C menunjukkan character, yaitu bertipe alphabetik atau alphanumerik. N menunjukkan numeric, yaitu bertipe numerik (nilainya angka). D menunjukkan tipe date (tanggal). L menunjukkan tipe logical, yaitu bernilai benar atau salah. 5. Kolom lebar. Lebar dari item data menunjukkan lebar maksimum dari nilainya. Untuk tipe karakter menunjukkan banyaknya karakter maksimum dari nilainya. Untuk nilai numerik menunjukkan banyaknya digit maksimum untuk digit utuh dan digit di belakang koma. Misalnya lebarnya adalah 10,2 menunjukkan jumlah digit utuh adalah 7 digit, satu digit untuk titik desimalnya dan 2 digit untuk nilai di belakang koma, sehingga lebar keseluruhan adalah 10 digit sebagai berikut: 6. Kolom jangkauan nilai. Jangkauan nilai menunjukkan range dari nilai di item data yang sah. Informasi ini berguna untuk pengecekan kebenaran nilai data yang akan dimasukkan ke sistem. Sebagai misalnya untuk item data UNITJUAL mempunyai jangkauan nilai 1-100 yang berarti untuk tiap-tiap macam barang yang dijual tidak akan melebihi dari 100 unit. Bila nilai yang dimasukkan ke sistem di luar jangkauan ini, berarti nilai data yang dimasukkan adalah tidak benar. 10 Flow Chart 7. Kolom keterangan. Kolom keterangan ini dapat digunakan untuk memberi penjelasan tentang nama dari item data, jangkauan nilainya atau penjelasan-penjelasan lainnya yang dianggap perlu, misalnya rumus-rumus yang digunakan dan sebagainya. Sistem Kamus Data Komersial Terdapat beberapa sistcm KD yang telah dikembangkan oleh beberapa sistem house dan tersedia secara komersial. Beberapa diantaranya adalah: Control 2(XX) olch MR1 Systems Data Catalogue oleh Synergctics Data Dictionary olehCincom Datamanager oleh MSP Inc. DB/DC Dictionary olch IBM Dictionary 204 oleh Computer Corporation of America IDMS Dictionary oleh Arthur Anderson UCC TEN oleh University Computing Co. Disamping sistem KD yang dijual ini, beberapa paket DBMS juga menyediakan program untuk membuat KD. Paket DBMS FoxBase+ versi 2.10 untuk komputer mikro juga menyediakan suatu program untuk menghasilkan dokumentasi sistem yang lengkap termasuk KD. Kelemahan dari KD yang dihasilkan oleh paket ini adalah KD untuk dokumentasi sistem yang telah selesai dibuat, bukan pada tahap analisis. Berikut ini adalah contoh dari KD yang dihasilkan oleh program FOXDOC.EXE di paket FoxBase+ versi 2.10 tersebut: Number of data records : 2675 Last updated : 04/02/89 at 2:56 Fiel d Field name Type Wid Dec Start End 1NAMA Character 3 0 1 30 2JURUSAN Character 1 31 31 3ANGKATAN Character 2 32 33 4PEMBIMBING Character 3 34 36 5JENIS Character 1 37 37 6JALUR Character 1 38 38 7KEADAAN Character 1 39 39 10 GOL DARAH Character 2 45 46 11 AGAMA Character 7 47 53 12 JALAN Character 5 0 54 103 13 N0_MHS Character 5 104 108 14 KABUPATEN Character 1 5 109 123 J.4. SISTEM KAMUS DATA KOMER 11 Flow Chart 15 PROPINSI Character 1 0 124 133 16 TL KAB Character 1 5 134 148 17 TL PROP Character 10 149 158 18 TGL_LHR Character 8 159 166 19 WN Character 1 167 167 20 IJASAH JNS Character 5 168 172 21 IJASAH THN Character 2 173 174 22 NAMA_SLA Character 3 0 175 204 23 ALAMAT_SLA Character 5 0 205 254 24 IJASAH KAB Character 15 255 269 25 IJASAH_PRO Character 1 0 270 279 26 OT NAMA Character 3 0 280 309 27 OT_PEKERJA Character 1 0 310 319 28 OT_ALAMAT Character 50 320 369 29 OT_KAB Character 15 370 384 30 0T_PRO Character 1 0 385 394 31 TGL_DAFTAR Character 8 395 402 32 SEM_DAFTAR Character 1 403 403 33 THN_DAFTAR Character 2 404 405 34 PT SEBELUM Character 3 0 406 435 35 LULUS Character 2 436 437 36 KETERANGAN Character 3 0 438 467 37 TGL LLS SM Character 8 468 475 38 SEM_LLS_SM Character 1 476 476 39 TA_LLS_SM Character 5 477 481 EVALUASI 1. Jelaskan definisi dan kegunaan dari Kamus Data ! 2. Jelaskan hal-hal yang harus dimuat dalam Kamus Data ! 3. Buat ilustrasi penggunaan kamus data untuk menjelaskan arus data di DFD ! DAFTAR PUSTAKA 1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company, 1992. 2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990. 3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979 4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall, 1988 5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall, 1991 6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979 1 Flow Chart MODUL 6 FLOWCHART Pedoman-pedoman dalam Membuat Flowchart Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini. 1 1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. 2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas. 3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya. 4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya: - "Persiapkan" dokumen MATERI 1. Pedoman-pedoman dalam Membuat Flowchart 2. Jenis-jenis Flowchart 2.1 System Flowchart 2.2 Document Flowchart 2.3 Schematic Flowchart 2.4 Program Flowchart 2.5 Process Flowchart TUJUAN INSTRUKSI UMUM Memahami Konsep Flowchart dan Dapat Menggunakan Flowchart Secara Tepat dan Benar TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS 1. Mahasiswa mengetahui konsep dasar flowchart dan perbedaan dari tiap jenis flowchart yang ada 2. Mahasiswa diharapkan dapat menggunakan masing-masing flowchart sesuai dengan sistem yang sedang mereka kembangkan 2 Flow Chart - "Hitung" gaji 5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya. 6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung. 7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar. Jenis-jenis Flowchart Ada lima macam bagan alir yang akan dibahas di modul ini, yaitu sebagai berikut ini. 1. Bagan alir sistem (systems flowchart). 2. Bagan alir dokumen (document flowchart). 3. Bagan alir skematik (schematic flowchart). 4. Bagan alir program (program flowchart). 5. Bagan alir proses (process flowchart). Systems Flowchart Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini. 3 Flow Chart 4 Flow Chart 5 Flow Chart Gambar. Bagan alir sistem metode batch processing Gambar tersebut menunjukkan suatu proses untuk memutakhirkan file induk piutang. File induk piutang dimutakhiran dari file transaksi piutang yang diurutkan terlebih dahulu berdasarkan kode langganan. 6 Flow Chart Gambar berikut ini menunjukkan variasi lain dari bagan alir sistem untuk proses direct processing. Gambar. Bagan alir sistem metode direct processing. Document Flowchart Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir ( f o rm flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem. Berikut adalah contoh dari bagan alir dokumen suatu prosedur pembelian : R00 _________ Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur /~. pr t Al i r 7 Flow Chart 8 Flow Chart Schematic Flowchart Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya. Program Flowchart Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbol-simbol sebagai berikut ini. 9 Flow Chart Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alit- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar ber ikut menunjukkan bagan alir logika program. Berikut merupakan contoh dari bagan alir logika program menghitung rata-rata : 10 Flow Chart Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flow-chart) digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram. Berikut adalah contoh bagan alir program komputer terinci menghitung rata-rata : 11 Flow Chart Process Flowchart Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Bagan alir proses mcnggunakan lima buah simbol tersendiri. 12 Flow Chart Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan dan simpanan yang digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga menunjukkan jarak kegiatan yang satu dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan oleh suatu kegiatan. EVALUASI 1. Jelaskan definisi dan kegunaan dari flow chart ! 2. Jelaskan pedoman-pedoman dalam menggambar suatu flow chart ! 3. Sebutkan dan jelaskan kegunaan macam-macam flow chart ! 4. Buatkan penggambaran sistem penerimaan siswa baru di unit anda dengan menggunakan 5 macam flow chart tersebut (jika bisa digambarkan semuanya) ! 13 Flow Chart DAFTAR PUSTAKA 1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company, 1992. 2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990. 3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979 4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall, 1988 5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall, 1991 6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979 1 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) MODUL 7 DESAIN SISTEM TERINCI (OUTPUT DAN INPUT) Desain Output Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari outputoutput tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Desain output yang akan dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk laporan di media keras. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar terminal akan dibahas di bab selanjutnya. Macam-macam Bentuk Laporan MATERI 1. Desain Output 1.1 Macam-macam Bentuk Laporan 1.2 Pedoman Desain Laporan 1.3 Pengaturan Tata Letak Isi Output 2. Desain Input 2.1 Desain Formulir Kertas 2.2 Pengelolaan dan Desain Formulir Elektronik 2.3 Pengkodean Input 2.4 Validasi Input TUJUAN INSTRUKSI UMUM Memahami Konsep Desain Output dan Input serta Dapat Melakukan Desain Output, Input dan Validasi Input TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS 1. Mahasiswa akan mengetahui konsep desain sistem terinci dan bagaimana melaksanakan desain sistem terinci 2. Mahasiswa akan dapat melakukan desain sistem terinci, mulai dari Desain output, input, Desain dialog terminal sampai desain file 3. Mahasiswa memahami cara untuk melakukan pengendalian input melalui validasi transaksi, cek data dan modifikasi data transaksi 2 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan. Laporan Berbentuk Tabel Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk tabel yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya : NOTICE REPORT Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan supaya permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani. LAPORAN PENURUNA PENURUNAN PENJUALAN N MENURUT JENIS BARANG BULAN DESEMBER 1987 DAERAH PENJUALAN X PENURUNAN Yogyakarta 10,00 X Semarang 45,00 X Surakarta 12,50 X EQUIPOISED REPORT Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan kepu tusan . Cont oh dari laporan ini adalah : JELEK BALK. Penjualan Rp 1.000.000 1.750.000 LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR YANG BARU DAERAH SLEMAN UNTUK TAHUN FISKAL 1989 3 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) Harga Pokok Pen Penjualan jualan 600.000 1.050.000 Laba Kotor Rp 400.000 700.000 Biaya Penjualan Rp . 300.000 350.000 Biaya Administrasi 125:000 150.000 Laba (Rugi) (Rp 25.000) 200.000 VARIANCE REPORT Macam laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini adalah : LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN BULAN BULAN-DESEMBER 1987 BARANG UNIT HARGA HARGA SELISIH TOTAL DIBELI DIBELI SESUNGGUHNYA STANDAR HARGA SELISIH IBM PC XT 10 1.200.0 1.200.000 00 1.050.000 150.000 1.500.000 R Monitor Color 8 415.000 365.000 50.000 400.000 R Hard disk 30 MB 5 595.000 625.000 30.000 150.000 L T 0 T A L 170.000 1.750.000 R COMPARATIVE REPORT Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebclumnya. Contoh dari comparative report adalah sebagai berikut: NERACA 31 DESEMBER 1988 (DALAM RIBU RIBUAN AN ANRUPIAH) RUPIAH) AKTIVA 31 1-12 12-1987 31 1-12 12-1988 Selisih Aktiva Lancar Rp 45.000 75.000 30.000 66,67 % Aktiva Tetap 155.000 225.000 70.000 45,16 % + + Total Aktiva 200.000 300.000 100.000 50,00 % Im 4 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) PASIVA Hutang L Lancar ancar Rp 10.000 15.000 5.000 50,00 % Hutang Jangka Panjang 37.500 30.000 (7.500) (20,00 %) Modal Saham 130.000 200.000 70.000 53,85 X Latta Ditahan 22.500 55.000 32.500 144,44 % + + t Total Pasiva 200.000 300:000 100.000 50,00 % Laporan Berbentuk Graf-ik Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya sebagai bagan garis (line chart ), bagan batang (bar chart ) dan bagan pastel (pie chart ). (b) (a) (c) 5 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) Bagan garis (a), bagan batang (b) dan bagan pastel (c). bagan garis BAGAN GARIS Pada bagan garis (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu: 1. Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik. 2. Dapat menunjukkan beberapa titik. 3. Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya. 4. Mudah dimengerti. Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan, yaitu: 1. Bila terlalu banyak garis atau kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak ruwet. 2. Hanya terbatas pada 2 dimensi. 3. Spasi dapat menyesatkan. BAGAN BATANG Nilai-nilai data dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-batang vertikal ataupun batang-batang horisontal. Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut: 1. Baik untuk perbandingan. 2. Dapat menunjukkan nilai dengan tepat. 3. Mudah dimengerti. Kelemahannya: 1. Terbatas hanya pada satu titik saja. 2. Spasi dapat menyesatkan. BAGAN PASTEL. 6 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) Bagan pastel (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data. Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut ini. 1. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya. 2. Mudah dimengerti. Kelemahannya : 1. Penggunaannya terbatas 2. Ketepatannya kurang 3. Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik Pedoman Desain Laporan 1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu : Judul laporan. Tubuh laporan. Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal. 2. Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor. 3. Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 1/2 cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya. 4. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca. 5. Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal, atau digaris-bawahi. 6. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari pengguanaan font yang sulit untuk dimengerti. 7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda "." atau "- ". Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan sajikan dalam urutan yang terpenting. 8. Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan Ietak dari informasi detail tersebut. 9. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada. 10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci. 11. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya. 7 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) 12. Laporan harus sederhana tetapi jelas. 13. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan Bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya. 14. Isi laporan harus akurat. 15. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk-bentuk laporan yang selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang menggunakannya. 16. Laporan harus berguna 17. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan Alat-alat Desain Output Terinci Dua buah alat desain sistem dapat digunakan untuk desain output terinci, yaitu sebagai berikut ini. 1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output di printer. 2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus dari arus data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan di laporan. Mengatur Tata Letak Isi Output Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikatt~i suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output. Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertamakali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input 8 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) yang tercatat dapat salah bahkan kurang. Pada bab ini akan dibahas desain input terinci untuk perancangan dokumen dasar dan kode-kode yang digunakan untuk input. Dokumen Dasar Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah. Dokumen dasar sangat penting di dalam arus data di sistem informasi. Dokumen dasar ini dapat membantu di dalam penanganan arus data sebagai berikut ini. 1. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap. 2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat. 3. Dapat mendorong lengkapnyg data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu di dalam dokumen dasarnya. 4. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulirformulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu atau departemendepartemen yang membutuhkannya. 5. Dokumen dasar dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail (pelacakan pemeriksaan). 6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung back up) dari file-file data di komputer. Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik. Berikut ini merupakan petunjuk-petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar yang baik, sebagai berikut ini. 1. Kertas yang dipergunakan. Beberapa faktor harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu sebagai berikut ini. a. Lamanya dokumen dasar tersebut akan disimpan. b. Penampilan dari dokumen dasar. c. Banyaknya dokumen dasar tersebut ditangani. d. Bagaimana menanganinya (secara halus, kasar, dilipat atau dibawa-bawa oleh pemakainya). e. Lingkungan-lingkungannya (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau mengandung asam). f. Metode pengisian data di dokumen dasar tesebut, ditulis tangan atau dice9 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) tak dengan mesin. g. Kemananan terhadap pudarnya data yang dicatat di dokumen dasar. 2. Ukuran dari dokumen dasar. Usahakan ukuran dari dokumen dasar berupa ukuran dari kertas yang standar dan banyak dijual. Ukuran kertas yang umum adalah ukuran kuarto (81/2" x 11") dan ukuran folio (81/2" x 14"). Jika dokumen dasar lebih kecil dari ukuran kertas standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidak membuang kertas, misalnya ukuran kertas standar dibagi 2, dibagi 3, dibagi 4 dan sebagainya. 3. Warna yang digunakan. Penggunaan warna akan membantu di dalam mengidentifikasikan dengan cepat dokumen dasar yang dipergunakan. Warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik ini adalah warna yang cerah. Warna-warna gelap, seperti misalnya biru tua, hijau tua, merah tua, coklat, ungu, hitam dan lain sebagainya sebaiknya dihindari untuk digunakan. 4. Judul dokumen dasar. Dokumen dasar harus diberi judul yang dapat menunjukkan jenis dan kegunaan dari dokumen dasar tersebut. Judul harus sesingkat mungkin tetapi jelas. Bila dokumen dasar akan digunakan oleh pihak-pihak luar perusahaan, selain judul yang ada, maka nama perusahaan sebaiknya juga dicantumkan. 5. Nomor dokumen dasar. Nomor dokumen dasar dapat digunakan untuk menunjukkan keunikannya. Nomor dokumen dasar dapat diletakkan di pojok bawah kiri atau di pojok bawah kanan (jangan di atas kiri, karena tertutup bila distaples dan jangan di atas kanan, karena dapat membingungkan dengan nomor urut dokumen dasar). Nomor dokumen dasar ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan sumber dan jenisnya. Misalnya nomor dokumen dasar PJ-FO1 dapat menunjukkan bahwa sumbernya dari departemen penjualan (ditunjukan oleh kode PJ) dan jenisnya adalah faktur penjualan model ke 1 (ditunjukkan oleh kode FOl). 6. Nomor urut dokumen dasar. Disamping nomor dokumen dasar, nomor unit dari masing-masing dokumen dasar biasanya dicantumkan di pojok kanan atas. Nomor urut ini sangat perlu untuk tujuan pengendalian (dapat diketahui bila ada dokumen dasar yang hilang bila nomornya meloncat), untuk pelacakan pemeriksaan dan untuk pengarsipan. 7. Nomor dan jumlah halaman. Bila dokumen dasar terdiri lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman harus diberi nomor dan jumlah halamannya, supaya bila ada halaman yang hilang dapat diketahui. Misainya halaman pertama dapat diberi nomor halaman 1-3 (menunjukkan halaman pertama dari sejumlah 3 halaman), halaman ke dua YA Q 10 Desain Sistem Terinci (Output dan Input) diberi nomor 2-3 dan seterusnya. Nomor dan jumlah halaman ini biasanya diletakkan pada sebelah kanan atas. 8. Spasi. Spasi antar baris dan spasi antar karakter pada dokumen dasar harus diperhatikan, terutama bila dokumen dasar akan diisi dengan data yang dicetak dengan mesin. Untuk spasi di dokumen dasar harus disesuaikan dengan spasi yang dibuat oleh mesin. 9. Pembagian area. Dokumen dasar harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa, sehingga memudahkan untuk mencarinya guna pengisian atau pencarian data. Pembagian area ini meliputi area judul, area halaman, area kontrol, area organisasi, area obyek, area tubuh, area berita, area otorisasi, area jumlah dan area nomer. DAFTAR PUSTAKA 1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing Company, 1992. 2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990. 3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979 4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition, Yourdon Press, Prentice Hall, 1988 5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice Hall, 1991 6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979

Jumat, 12 Desember 2008

nt community pringsewu

cobalah anda belajar bersama kami

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar